Biljetter

1. 01Gå till Evenemang i kontrollpanelen.
2. 02Ange namn, datum och pris.
3. 03Ange kapaciteten, alltså hur många det finns plats för.
4. 04Publicera. Evenemanget visas på din sida.

Systemet håller koll på kapaciteten, så ingen behöver komma ihåg den. När den sista platsen är såld kan inga fler biljetter köpas.

Två gäster kan hinna ta de två sista platserna i samma ögonblick. Vi kontrollerar platserna innan betalningen öppnas, men de två betalningarna är redan på väg. Den som kommer sist får hela beloppet tillbaka direkt, expeditionsavgiften inräknad, och vi behåller inte heller vår serviceavgift. Inga biljetter skapas, och du behöver inte göra något. Gästen får ett mejl som säger precis det: det fanns inga fler platser när betalningen gick igenom, och pengarna har skickats tillbaka. Samma sak står på gästens kvittosida om hen går tillbaka till den.

Utfärdar du en biljett med en mottagares e-postadress skickar vi den automatiskt. Mejlet innehåller en länk till gästens egen biljettsida med en QR-kod. Utfärdar du biljetter utan e-postadress, för att ni delar ut dem själva, finns länken till varje biljett i kontrollpanelen, redo att kopiera eller skriva ut.

Är en adress skriven fel, korrigerar du den på gästens egen rad under Biljetter och skickar igen därifrån. Knappen «Skicka saknade biljetter» kan inte hjälpa här: den skickar bara det som aldrig skickades, och en biljett som är skickad till en felaktig adress står som skickad. Samma knapp på raden skickar biljetten igen till den adress som redan står, om gästen bara har tagit bort e-postmeddelandet.

Vi följer upp om mejlet kom fram. Avvisas det, för att brevlådan inte finns eller mottagaren avvisar det, står det på biljettens rad och på arrangemangets kort: «kom inte fram». Det är bra att veta, eftersom gästen själv sällan märker det: har en person beställt bordet åt sju andra vet de sex andra inte att en biljett har skickats. Rätta adressen på raden och skicka igen, så försvinner markeringen.

Ni kan skicka en påminnelse till gästerna innan arrangemanget äger rum. Under Inställningar väljer ni hur lång tid innan (från en dag till 7 dagar), och då får varje gäst ett mejl med tid, plats och sin biljett igen. Finns det upphämtning står gästens eget tidsfönster i mejlet i stället för arrangemangets starttid. Vi skickar bara till platser som faktiskt har kommit fram, och bara till arrangemang som fortfarande blir av: är ett arrangemang inställt har gästerna redan fått det beskedet, och en påminnelse ovanpå det skulle vara den de agerade på. Påminnelsen skickas en gång, och det står på gästens rad när den har skickats.

Biljettsidan visar alltid biljettens aktuella status. Är den använd eller annullerad, eller arrangemanget inställt, står det på sidan i stället för QR-koden, så att gästen vet det innan hen står först i kön.

Från biljettsidan kan gästen spara biljetten i Apple Wallet eller Google Wallet med ett tryck. Biljetten ligger sedan i telefonen med samma QR-kod, så att den kan visas upp utan att leta fram mejlet igen, och utan att gästens egen telefon behöver täckning. Incheckningen sker fortfarande från er skärm och kräver uppkoppling hos er.

Varje biljett har sin egen kod, även när flera köps i samma order. Gästen visar koden, ni checkar in den, och en redan incheckad biljett kan inte användas igen.

Öppna Scan i kontrollpanelen och håll kameran mot gästens QR-kod, så checkas biljetten in direkt. Samma skärm läser också presentkort, så personalen behöver inte välja rätt skärmbild först. Fungerar inte kameran kan koden alltid skrivas in.

Avbryt evenemanget under Evenemang. Alla som har en biljett får omedelbar besked om att det inte blir något, och biljetterna slutar att fungera vid dörren. Har gästen sparat biljetten i Wallet, uppdaterar den sig själv.

Därefter öppnas «Tilbagebetaling» på arrangemanget, och där står hur många ordrar som väntar och hur mycket det gäller. Ett tryck skickar tillbaka pengarna till dem alla: hela beloppet inklusive expeditionsavgiften, till kortet som betalade. Vi behåller inte heller vår egen serviceavgift på ett arrangemang som inte blev av. Är det många ordrar tar det några omgångar, och skärmen räknar ner under tiden; det är alltid säkert att trycka igen, för en order som redan har återbetalats tas inte med en gång till. Varje gäst får själv besked när pengarna är på väg, så du behöver inte ringa runt.

Två sorters ordrar blir liggande, och båda visas på skärmen: ordrar som aldrig hann betalas och ordrar med en pågående tvist. Vid en tvist håller banken pengarna medan den fattar sitt beslut, och en återbetalning ovanpå det skulle ge köparen beloppet två gånger. Tvisten svarar ni på i Stripe.

Ett arrangemang kan säljas till flera priser samtidigt, t.ex. «Nyårsmeny» och «Nyårsmeny, vegetarisk» eller vanlig och VIP. Varje typ har sitt eget namn, sitt eget pris och sin egen beskrivning, och gästen anger ett antal för var och en. Det blir en order och en betalning.

Varje typ kan ha sitt eget antal platser, t.ex. «de första 100 för 150,-, därefter 200,-», och sitt eget försäljningsfönster, så att en typ kan stå som kommer snart eller stänga före de andra. Arrangemangets kapacitet är fortfarande dörren: typerna delar på platserna, och fler typer kan inte göra huset större. Säljer ni i släpp kan en typ öppna när en annan är slutsåld: välj «Åbner når … er udsolgt» på priset, så kommer släpp 1 ut till försäljning först när early bird är slut, eller på sitt eget datum om det kommer först. Då är det aldrig två släpp till salu samtidigt.

Ska gästen hämta något, t.ex. en meny eller en korg, kan arrangemanget ha upphämtningstider. Plats och tidsfönster är ett val: «Köpenhamn · 14.00–16.00». Har arrangemanget tider måste gästen välja en innan det går att betala, och valet står på biljetten och i din översikt.

Varje tid kan ha sitt eget antal platser, och de räknas tvärs över biljettyperna: 40 kuvert i Köpenhamn är 40, oavsett hur många av dem som är vegetariska. Arrangemangets kapacitet är fortfarande det samlade taket, så fler tider kan inte göra huset större.

Är evenemanget slutsålt kan gästen skriva upp sig på väntelistan i stället för att bara gå igen. Det kräver ingenting av er: fältet dyker upp på sidan av sig självt när det inte finns en biljett att köpa, och försvinner igen när det gör det.

Blir platser lediga för att någon får pengarna tillbaka, ni höjer kapaciteten eller öppnar ytterligare en biljettyp, skriver vi till dem som står överst. Lika många som det finns platser, i den ordning de skrev upp sig. Vi lägger inte undan en biljett åt någon, och det står i mejlet: biljetterna säljs enligt principen först till kvarn. Varje person hör av oss exakt en gång om det arrangemang hen frågade om.

Själva listan ligger på evenemanget under «Väntelista», och antalet står på evenemangets kort. Det är siffran som säger om kvällen ska köras igen: en slutsåld fredag med fyrtio namn bakom sig är inte detsamma som en slutsåld fredag med två.

En biljettyp kan ge tillträde för fler än en. «Loge för 6» är ett dokument, sex stolar och en QR-kod i dörren. Antalet står på TYPEN och inte på arrangemanget, så samma kväll kan sälja enskilda biljetter, bord och loger sida vid sida. De två talen betyder olika saker: antalet är hur många loger det finns, medan arrangemangets kapacitet är hur många människor det finns plats för.

Ska gästen själv ange hur många de är kryssar du i rutan bredvid antalet och låter talet vara taket. Då blir bordet ett dokument med det antal gästen skrev, och det är det antalet som dras från lokalen. Ett kafé med 55 stolar vid 13 bord sätter 13 på typen och 55 på arrangemanget.

En hämtningstid kan också ha ett antal BORD bredvid sitt antal platser. De två är inte samma sak: 27 sällskap på två personer fyller 54 stolar och dubbelt så många bord som det finns. Butikssidan visar det av de två talen som tar slut först.

En biljettyp får kosta 0 Dkr. Då sker ingen betalning på vägen: gästen skriver sin e-postadress, får bekräftelsen direkt, och platsen försvinner från sidan. Det tas inte heller ut någon expeditionsavgift, eftersom ingen biljett under 25,00 Dkr har någon. Så «gratis» betyder gratis för gästen och inte bara biljettpriset.

Gästen kan lämna återbud från sin egen biljettsida, och platsen går tillbaka till sidan i samma sekund. Finns det en väntelista skriver vi till den vid nästa genomgång. På er sida står bokningen som ett återbud från gästen, vilket är något annat än en annullering: det senare betyder att ni gav tillbaka pengarna.

En biljettyp kan ha ett belopp inräknat och en bonus ovanpå. När bordet är betalt utfärdas beloppet som ett helt vanligt presentkort till den som har biljetten: «betala 2.000, drick för 2.200». Ni drar från det på er egen skärm som från vilket annat presentkort som helst, och gästen kan se saldot räknas ner på sin egen biljettsida. Det är minimiförbrukning, utan att något behöver läsa av er kassa.

Beloppet anges på biljettypen som det du vill ge, och bonusen som en procentsats, och gästen ser en enda siffra på sidan. Det som inte används är fortfarande gästens: kortet gäller lika länge som alla era andra presentkort. Själva beloppet kan inte vara större än priset. En biljett till ett visst datum är undantagen från ångerrätten, och ett belopp större än priset skulle göra köpet till ett presentkort, som har 14 dagars ångerrätt. Bonusen ovanpå får gärna göra det samlade beloppet högre, och gör det i exemplet ovan.

Håller ni samma kväll varje vecka skapar du den en gång och trycker «Gentag hver uge» på arrangemangets rad, eller «Gentag hver måned» om kvällen till exempel är första lördagen i månaden. Kvällen blir en serie: den minns kvällens upplägg (priser, tider, åldersgräns, kapacitet) och öppnar de kommande veckorna av sig själv.

De nya kvällarna kommer som utkast. Det är med flit: en serie som lade ut kvällar till försäljning åtta veckor framåt med priser som ingen hade tittat på vore precis den sortens överraskning som den här inte ska vara. Du öppnar utkastet, rättar lineup eller pris och trycker på publicera. Har ni helt enkelt öppet varje fredag och lördag slår du på «Sæt nye aftener til salg med det samme» på serien, så kommer varje ny kväll direkt ut till försäljning. Och håller ni en specialkväll en dag då serien annars skulle öppna, öppnar serien inte sin egen kväll ovanpå. Ställer ni in specialkvällen kommer den vanliga kvällen tillbaka av sig själv. Kvällen där ni tryckte «Gentag hver uge» blir seriens första kväll. Har ni sedan justerat en av kvällarna, t.ex. lineup, affisch eller priser, väljer ni «Opdater serien fra denne aften», så öppnar de följande kvällarna med det innehållet; de som redan är öppna rör serien inte.

Serierna står överst under Arrangementer. Där väljer du om kvällen upprepas varje vecka eller en gång i månaden (första, andra, tredje, fjärde eller sista av en veckodag), vilka veckodagar den infaller på, hur långt fram kalendern ska vara öppen (i veckor, och i månader för en månatlig serie), och vilka dagar ni har stängt, t.ex. julafton eller semestern. En stängd dag hoppas över. Pausar du serien slutar den öppna nya kvällar; de kvällar som redan finns står kvar, för de är någons fredag.

Säljer ni bord och loger till era kvällar kan bokningssidan visa dem samlat. Välj «Nattklubb» under Bordsbokning › Inställningar, så visar bokningssidan era kommande kvällar med bordspaketen i stället för tider, och det kostar ingen plan. Se Bordsbokning › För nattklubbar.

Har ni en webbplats kan den bygga sina egna evenemangssidor utifrån Kuvert. Det krävs ingen API-nyckel, eftersom det är samma uppgifter som butiken själv visar. Ni skapar kvällen i Kuvert, och sidan hämtar resten: affisch, text, tider, priser, line-up och en knapp till biljetterna.