Biljetter

Skapa evenemanget

1. 01Gå till Evenemang i kontrollpanelen.
2. 02Ange namn, datum och pris.
3. 03Ange kapaciteten — hur många det finns plats för.
4. 04Publicera. Evenemanget visas på din sida.

Kapaciteten tillämpas

Kapaciteten är ett tak som systemet upprätthåller — inte en anteckning som någon ska komma ihåg. När den sista platsen är såld kan inga fler biljetter köpas.

Två gäster kan hinna ta de två sista platserna i samma ögonblick — vi kontrollerar platserna innan betalningen öppnas, men de två betalningarna är redan på väg. Den som kommer senare får hela beloppet tillbaka omedelbar, expeditionsavgiften med, och vi behåller inte heller vår provision. Inga biljetter skapas, och ni behöver inte göra något. Gästen får ett e-postmeddelande som säger exakt det: det fanns inga fler platser när betalningen gick igenom, och pengarna skickades tillbaka. Samma sak står på gästens kvitteringssida, om de går tillbaka dit.

Gästen får biljetten

Om du utfärdar en biljett med en mottagares e-post skickar vi den automatiskt. E-postmeddelandet innehåller en länk till gästens egen biljettsida med en QR-kod. Om du utfärdar utan e-post — till ett avtal om att dela dem själv — står länken till varje biljett i kontrollpanelen, klar att kopiera eller skriva ut.

Är en adress skriven fel, korrigerar du den på gästens egen rad under Biljetter och skickar igen därifrån. Knappen »Skicka saknade biljetter» kan inte hjälpa här: den skickar bara det som aldrig skickades, och en biljett som är skickad till en felaktig adress står som skickad. Samma knapp på raden skickar biljetten igen till den adress som redan står, om gästen bara har tagit bort e-postmeddelandet.

Vi följer upp om e-postmeddelandet nådde fram. Blir det avvisat — postlådan finns inte, eller mottagaren avvisar det — står det på biljettraden och på evenemangskortet: »kom inte fram». Det är värt att känna till, för gästen själv märker det sällan: är bordet beställt av en person till sju andra, vet de sex andra inte att en biljett skickades. Korrigera adressen på raden och skicka igen, så försvinner markeringen.

Du kan skicka gästerna en påminnelse innan evenemanget äger rum. Under Inställningar väljer du hur långt innan — från en dag till 7 dagar — och sedan får varje gäst ett e-postmeddelande med tid, plats och deras biljett igen. Finns det hämtning, står gästens egen tidsperiod i e-postmeddelandet istället för evenemangets starttid. Vi skickar bara till platser som faktiskt har nått fram, och bara till evenemang som fortfarande äger rum: är ett evenemang inställt, har gästerna redan fått det beskedet, och en påminnelse ovanpå det skulle vara det de handlade på. Påminnelsen skickas en gång, och det står på gästens rad när den skickades.

Biljettsidan visar alltid biljetens aktuella tillstånd. Är den använd, annullerad eller evenemanget inställt, står det på sidan istället för QR-koden — så gästen vet det innan de står först i kön.

Från biljettsidan kan gästen spara biljetten i Apple Wallet eller Google Wallet med ett tryck. Biljetten ligger sedan i telefonen med samma QR-kod, så den kan visas utan att hitta e-postmeddelandet igen — och utan att gästens egen telefon behöver täckning. Incheckningen sker fortfarande från er skärm och kräver anslutning hos er.

Vid dörren

Varje biljett har sin egen kod, även när flera köps i samma order. Gästen visar koden, ni checkar in den, och en redan incheckad biljett kan inte användas igen.

Öppna Scan i kontrollpanelen och håll kameran mot gästens QR-kod — biljetten checkas in omedelbar. Samma skärm läser också presentkort, så personalen behöver inte välja rätt skärbild först. Fungerar inte kameran kan koden alltid slås in.

Om ni måste ställa in

Avbryt evenemanget under Evenemang. Alla som har en biljett får omedelbar besked om att det inte blir något, och biljetterna slutar att fungera vid dörren. Har gästen sparat biljetten i Wallet, uppdaterar den sig själv.

Därefter öppnas »Återbetalning» på evenemanget, och det står hur många order som väntar och hur mycket det är. Ett tryck skickar pengarna tillbaka till dem alla — hela beloppet, expeditionsavgiften med, till det kort som betalade. Vi behåller inte heller vår egen provision på ett evenemang som inte blev något. Finns det många order, tar det ett par omgångar, och skärmen räknar ned under tiden; det är alltid säkert att trycka igen, för en order som redan återbetalades tas inte med nästa gång. Varje gäst får själv besked när pengarna är på väg, så ni behöver inte ringa runt.

Två sorters order blir liggande, och de står båda på skärmen: order som aldrig hann betalas och order med en pågående tvist. Vid en tvist håller banken pengarna medan de fattar sitt beslut, och en återbetalning ovanpå det skulle ge köparen beloppet två gånger — det svarar ni på i Stripe.

Flera biljettyper

Ett evenemang kan säljas till flera priser på en gång — »Nytårsmeny» och »Nytårsmeny, vegetarisk», eller vanlig och VIP. Varje typ har sitt eget namn, sitt eget pris och sin egen beskrivning, och gästen anger ett antal för var och en. Det blir en order och en betalning.

Varje typ kan ha sitt eget antal platser — »de första 100 till 150,-, därefter 200,-» — och sitt eget försäljningsfönster, så en typ kan stå som kommer snart eller stänga före de andra. Evenemangets kapacitet är fortfarande dörren: typerna delar platserna, och flera typer kan inte göra huset större.

Hämtning: var och när

Om gästen behöver hämta något — en meny, en korg — kan evenemanget ha hämtningstider. Plats och tidsperiod är ett val: »Stockholm · 14.00–16.00». Har evenemanget tider, måste gästen välja en innan det kan betalas, och valet står på biljetten och i din översikt.

Varje tidsperiod kan ha sitt eget antal platser, och de räknas över biljettyper — 40 kuverter i Stockholm är 40, oavsett hur många av dem som är vegetariska. Evenemangets kapacitet är fortfarande det totala taket, så flera tidsperioder kan inte göra huset större.

Väntelista

Är evenemanget slutsålt kan gästen skriva upp sig på väntelistan i stället för att bara gå igen. Det kräver ingenting av er: fältet dyker upp på sidan av sig självt när det inte finns en biljett att köpa, och försvinner igen när det gör det.

Blir det platser lediga — någon får pengarna tillbaka, ni höjer kapaciteten, eller ni öppnar ytterligare en biljettyp — skriver vi till dem som står överst. Lika många som det finns platser, i den ordning de skrev upp sig. Vi lägger inte undan en biljett åt någon, och det står i mejlet: biljetterna säljs först till kvarn. Varje person hör från oss exakt en gång om det evenemang de frågade om.

Själva listan ligger på evenemanget under »Väntelista«, och antalet står på evenemangets kort. Det är siffran som säger om kvällen ska köras igen: en slutsåld fredag med fyrtio namn bakom sig är inte detsamma som en slutsåld fredag med två.

Bord och bordsbokning

En biljettyp kan ge tillträde för fler än en. «Loge för 6» är ett dokument, sex stolar och en QR-kod i dörren. Talet står på TYPEN och inte på evenemanget, så samma kväll kan sälja enskilda biljetter, bord och loger bredvid varandra — och de två talen på typen betyder olika saker: antalet är hur många loger det finns, medan evenemangets kapacitet är hur många människor det finns plats för.

Ska gästen själv säga hur många de är sätter du bocken bredvid antalet och låter talet vara taket. Då blir bordet ett dokument med det antal gästen skrev — och det är det antalet som lämnar rummet. En kaffebar med 55 stolar på 13 bord sätter 13 på typen och 55 på evenemanget.

En hämtningstid kan också ha ett antal BORD bredvid sitt antal platser. De två är inte samma sak: 27 sällskap på två personer fyller 54 stolar och dubbelt så många bord som det finns. Butikssidan visar det av de två talen som tar slut först.

Bordsbokning utan betalning

En biljettyp får kosta 0 kr. Då sker ingen betalning under vägen: gästen skriver sin mejladress, får bekräftelsen direkt, och platsen är borta från sidan. Det tas inte heller ut någon expeditionsavgift — ingen biljett under 25,00 kr. har någon — så «gratis» betyder gratis för gästen och inte bara biljettpriset.

Gästen kan avboka från sin egen biljettsida, och platsen går tillbaka på sidan samma sekund — finns det en väntelista skriver vi till den vid nästa genomgång. På er sida står bokningen som ett återbud från gästen, vilket är något annat än en annullering: den senare betyder att ni gav pengarna tillbaka.

Belopp med till baren

En biljettyp kan ha ett belopp med — och en bonus ovanpå. När bordet är betalt utfärdas beloppet som ett helt vanligt presentkort till den som håller biljetten: «betala 2.000, drick för 2.200». Ni drar på det på er egen skärm som vilket annat presentkort som helst, och gästen kan se saldot räknas ner på sin egen biljettsida. Det är ett minimibelopp utan att något behöver läsa er kassa.

Beloppet står på biljettypen som det du vill ge, och bonusen som en procent — gästen får en siffra att titta på på sidan. Det som inte används är fortfarande gästens: kortet lever lika länge som alla era andra presentkort. Själva beloppet kan inte vara större än priset — en biljett till ett bestämt datum omfattas inte av ångerrätten, och ett belopp större än priset skulle göra köpet till ett presentkort, som har 14 dagars ångerrätt. Bonusen ovanpå får gärna föra det totala beloppet högre, och gör det i exemplet ovan.

Samma kväll varje vecka

Håller ni samma kväll varje vecka skapar du den en gång och trycker «Gentag hver uge» på evenemangets rad. Kvällen blir en serie: den minns kvällens form — priser, tider, åldersgräns, kapacitet — och öppnar de kommande veckorna av sig själv.

De nya kvällarna kommer som utkast. Det är med flit: en serie som lade ut kvällar till försäljning åtta veckor fram med priser ingen hade tittat på vore precis den sortens överraskning den här inte ska vara. Du öppnar utkastet, rättar lineup eller pris och trycker publicera.

Serierna står överst på Arrangementer. Där väljer du vilka veckodagar kvällen infaller på, hur många veckor fram kalendern ska stå öppen, och vilka dagar ni håller stängt — julafton, semestern. En stängd dag hoppas över. Pausar du serien slutar den öppna nya kvällar; de som redan finns står kvar, för de är någons fredag.