Integritetspolicy

1. Personuppgiftsansvarig

För uppgifter om företagets eget konto och användare är MICCI, CVR 45587452, Fyrretoften 31, 7100 Vejle, personuppgiftsansvarig.

För uppgifter om köpare och mottagare av presentkort och biljetter och om gäster som bokar bord är det företaget som säljer kortet eller tar emot bokningen som är personuppgiftsansvarigt. Kuvert behandlar dessa uppgifter som databehandlare för företagets räkning. Se databehandlingsavtalet.

Detsamma gäller kantinkort: det är skolan, arbetsplatsen eller det företag som driver kantinen som är personuppgiftsansvarig för uppgifterna om kortinnehavare och föräldrar, och Kuvert är personuppgiftsbiträde.

2. Vilka uppgifter behandlas

Beroende på din roll behandlas följande:

• Företagets användare: namn, e-postadress, roll, lösenord i hashad form samt inloggningshistorik. För den användare som själv slår på pushnotiser dessutom den adress som webbläsaren anger för att leverera dem, och användarens val av vilka notiser som ska skickas.
• Köpare av presentkort: namn, e-postadress och eventuellt telefonnummer, samt det personliga meddelande som skrivs till mottagaren.
• Mottagare av presentkort: namn och den e-postadress eller det telefonnummer som kortet levereras till.
• Gäst som bokar bord: namn, e-postadress och telefonnummer, datum, tid och antal gäster, ett meddelande till restaurangen, svar på restaurangens egna frågor samt de allergier eller särskilda behov som gästen själv väljer att uppge. Restaurangen kan lägga till egna anteckningar och ser gästens tidigare besök, avbokningar och uteblivna besök.
• Om restaurangen ber om en deposition eller ett kort för en avgift vid uteblivet besök: kortets märke, de fyra sista siffrorna och betalningens status. Själva kortuppgifterna finns hos Stripe.
• Om restaurangen ber om ett omdöme efter besöket: gästens betyg och kommentar, och om gästen önskar ett svar.
• Innehavare av ett kantinkort: namn, klass eller grupp, om kortet är ett personalkort, kortets saldo och rörelser (insättningar, köp i kantinen, återbetalningar och utbetalningar), förbeställningar och på ett barns kort de gränser och bortvalda kategorier som föräldrarna har satt. För en medarbetare dessutom den jobbmejl som bekräftade att personen tillhör personalen. Ingen bild, inget födelsedatum och inget CPR-nummer sparas.
• Den som styr ett kantinkort (föräldrarna till ett barns kort, annars kortinnehavaren själv): e-postadress, högst två per kort, och det saldo de vill få besked vid.
• Den som sätter in pengar på ett skolcafékort: e-postadress för kvittot och eventuellt det namn som föräldrarna ser i meddelandet om insättningen.
• Transaktionsdata: belopp, tidpunkt, order- och kortstatus samt inlösenhistorik.
• Tekniska data: IP-adress och tidsstämplar i samband med säkerhet och missbruksbegränsning.

3. Betalningsuppgifter

Kuvert mottar, lagrar och behandlar inte kortnummer eller andra betalningsuppgifter. Betalningen hanteras av Stripe, som är oberoende personuppgiftsansvarig för de betalningsuppgifter som matas in hos dem.

4. Ändamål och rättslig grund

Uppgifterna behandlas för att kunna tillhandahålla tjänsten:

• Att skapa, leverera och lösa in presentkort: nödvändigt för att fullgöra avtalet.
• Att skicka kvitto till köparen och presentkort till mottagaren: nödvändigt för att fullgöra avtalet.
• Att ge köparen besked om ett köp återbetalas: nödvändigt för att fullgöra avtalet.
• Att ge mottagaren besked om presentkortet inte längre kan användas: nödvändigt för att fullgöra avtalet.
• Att ta emot en bordsbokning, bekräfta, ändra och påminna om den, erbjuda ett ledigt bord från väntelistan och ge restaurangen besked: nödvändigt för att fullgöra avtalet med gästen.
• Allergier och särskilda behov kan vara hälsouppgifter. De behandlas bara när gästen själv har valt att skriva dem, bara för att restaurangen ska kunna ta hänsyn till dem, och de visas bara för de medarbetare som tar emot gästerna.
• Att be gästen om ett omdöme efter besöket: restaurangens berättigade intresse av att få veta hur besöket var. Gästen kan låta bli att svara.
• Att föra ett skolcafékort, ta emot insättningar, dra köp och förbeställningar i skolcaféet, skicka kvitto och besked om lågt saldo och betala ut ett återstående belopp: nödvändigt för att fullgöra avtalet med den som har kortet.
• Att skicka pushnotiser om bokningar till en medarbetare, när medarbetaren själv har slagit på dem.
• Att förebygga missbruk och säkra driften: berättigat intresse.
• Att uppfylla bokförings- och redovisningskrav: rättslig förpliktelse.

5. Vidarebefordran

Uppgifter delas endast med de underleverantörer som är nödvändiga för driften och som behandlar uppgifterna enligt instruktion:

• Stripe: betalningshantering och identifiering.
• PostStack: utskick av e-post.
• Webbläsarens egen pushtjänst (t.ex. Apple, Google eller Mozilla) levererar pushnotiser till de medarbetare som har slagit på dem. Notiserna är krypterade, så att tjänsten inte kan läsa dem.
• HostStack: hosting och drift av applikation och databas.

6. Lagring

Uppgifter knutna till ett presentkort sparas så länge kortet kan göras gällande, det vill säga under kortets giltighetstid på minst 36 månader samt den efterföljande fristen för kontant utbetalning.

Bokföringspliktig handling lagras i fem år från utgången av det redovisningsår som materialet avser, jfr den danska bogføringsloven.

Kontouppgifter för ett företag raderas efter kontots avslutande, såvida de inte ingår i bokföringspliktig handling.

Uppgifter om en gäst som har bokat bord sparas så länge restaurangen använder dem för sina bokningar och sin gästbok. Restaurangen kan radera en gäst när gästen inte har något bord kvar att komma till: bokningarna finns kvar utan namn, kontaktuppgifter, meddelanden, svar på restaurangens frågor och restaurangens anteckningar, gästen tas bort från väntelistorna, och ett omdöme finns kvar utan gästens egna ord. Allt om gästen raderas när restaurangen avslutar sitt konto.

När ett kantinkort är stängt raderas innehavarens namn, klass, jobbmejl och e-postadresserna på kortet 13 månader efter stängningen. Kortets rörelser står kvar utan namn, eftersom de ingår i företagets bokföring.

7. Dina rättigheter

Du har rätt till insyn i de uppgifter som behandlas om dig, rätt att få felaktiga uppgifter rättade, rätt till radering, rätt till begränsning av behandlingen, rätt till dataportabilitet och rätt att göra invändningar.

Om din förfrågan gäller ett presentkort du har köpt eller mottagit, ett bord du har bokat eller ett skolcafékort, är det företaget som är personuppgiftsansvarig. Kuvert vidarebefordrar förfrågan till företaget om den riktades till oss.

Du kan klaga till den danska dataskyddsmyndigheten Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, dt@datatilsynet.dk.

8. Kontakt

Frågor om denna policy riktas till hej@kuvert.dk eller MICCI, Fyrretoften 31, 7100 Vejle.