Databehandlingsavtal

1. Omfattning och varaktighet

Behandlingen sker enbart i syfte att tillhandahålla tjänsten: att utge, leverera, slå upp och lösa in presentkort och biljetter, att ta emot och hålla ordning på bordsbokningar och företagets gästbok, att föra skolcafékort, samt att tillhandahålla de tillhörande rapporterna för företaget.

Avtalet löper så länge företaget har ett konto hos Kuvert och upphör samtidigt med kontot.

2. Kategorier av registrerade och uppgifter

Registrerade är köpare och mottagare av presentkort och biljetter, gäster som bokar bord, kortinnehavare med ett kantinkort (elever, medarbetare och andra), föräldrarna till ett barns kort och de som sätter in pengar på kortet, samt företagets egna användare. Vanliga personuppgifter behandlas:

• Namn, e-postadress och telefonnummer.
• Det personliga meddelande som köparen skriver till mottagaren.
• Order-, kort- och inlösenhistorik, inklusive belopp och tidpunkter.
• Vid bordsbokning: tid och antal gäster, meddelanden och svar på företagets frågor, företagets egna anteckningar om gästen, besöks-, avboknings- och uteblivandehistorik, omdömen efter besöket samt kortets märke och fyra sista siffror vid en deposition eller avgift.
• För kantinkort: innehavarens namn, klass eller grupp och roll, en medarbetares jobbmejl, e-postadresserna till dem som styr kortet, kortets saldo och rörelser, förbeställningar samt de gränser och bortvalda kategorier som föräldrarna har satt på ett barns kort. Korten tillhör ofta barn, och därför sparas bara det kantinen behöver vid disken: ingen bild, inget födelsedatum och inget CPR-nummer. Namn, klass och e-postadresser raderas 13 månader efter att kortet har stängts.
• Allergier och särskilda behov som en gäst själv uppger vid en bordsbokning kan vara hälsouppgifter och därmed en särskild kategori av personuppgifter. De behandlas enbart för att företaget ska kunna ta hänsyn till dem, visas bara för de användare vars roll ger tillgång till gästboken och raderas tillsammans med gästen. Utöver detta behandlas inga särskilda kategorier av personuppgifter.

3. Instruktion

Databehandlaren behandlar endast personuppgifter enligt dokumenterad instruktion från personuppgiftsansvarig. Användning av tjänsten enligt dess dokumenterade ändamål utgör sådan instruktion.

Databehandlaren underrättar personuppgiftsansvarig om en instruktion enligt databehandlarens bedömning strider mot dataskyddsreglerna.

4. Sekretess och säkerhet

Åtkomst till personuppgifter är begränsad till de personer som behöver det, och dessa är bundna av sekretessförpliktelse.

Lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder har vidtagits, inklusive kryptering av data under överföring, rollbaserad åtkomstkontroll, hashade lösenord, signerade webhooks och separation av varje företags data.

5. Underbehandlare

Personuppgiftsansvarig ger allmän godkännande för användning av följande underbehandlare:

• Stripe: betalningshantering och identifiering.
• PostStack: utskick av e-post till köpare, mottagare, gäster och föräldrar.
• HostStack: hosting och drift av applikation och databas.

6. Överföring till tredjeland

Behandlingen sker normalt inom EU/EES. Om överföring till ett tredjeland sker genom en underbehandlare sker det på en giltig överföringsbas, inklusive EU-kommissionens standardavtalsklausuler.

7. Bistånd till personuppgiftsansvarig

Databehandlaren assisterar personuppgiftsansvarig i rimlig utsträckning med att besvara förfrågningar från registrerade om insyn, rättelse, radering och begränsning, samt med säkerhet, anmälan av intrång och konsekvensbedömningar.

Blir databehandlaren medveten om ett intrång i dataskyddet underrättas personuppgiftsansvarig utan onödig dröjsmål.

8. Radering vid avslutande

När avtalet upphör raderar databehandlaren personuppgifterna, såvida inte lagstiftningen kräver fortsatt lagring, däribland den danska bokföringslagens (bogføringsloven) krav på fem års lagring av räkenskapsmaterial.

Den personuppgiftsansvarige kan innan avtalet upphör begära att få sina uppgifter utlämnade i ett allmänt använt format. Företagets presentkortsdata kan dessutom hämtas som CSV direkt i kontrollpanelen utan att fråga.

9. Revision

Databehandlaren tillhandahåller den information som är nödvändig för att påvisa efterlevnad av detta avtal och tillåter revision efter tidigare skriftlig överenskommelse.