Datenverarbeitungsvertrag

1. Gegenstand und Dauer

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zum Zweck der Erbringung der Dienstleistung: Ausgabe, Lieferung, Abfrage und Einlösung von Gutscheinen und Tickets, Annahme und Verwaltung von Tischreservierungen und des Gästebuchs des Unternehmens, Führung von Kantinenkarten sowie Bereitstellung der damit verbundenen Übersichten für das Unternehmen.

Die Vereinbarung läuft, solange das Unternehmen ein Konto bei Kuvert hat, und endet mit dem Konto.

2. Kategorien betroffener Personen und Informationen

Betroffene Personen sind Käufer und Empfänger von Geschenkgutscheinen und Tickets, Gäste, die einen Tisch buchen, Karteninhaber mit einer Kantinenkarte (Schüler, Mitarbeitende und andere), die Eltern bei der Karte eines Kindes und diejenigen, die Geld auf die Karte laden, sowie die eigenen Benutzer des Unternehmens. Es werden gewöhnliche personenbezogene Daten verarbeitet:

• Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer.
• Die persönliche Nachricht, die der Käufer dem Empfänger schreibt.
• Bestellungs-, Karten- und Einlösungshistorie, einschließlich Beträgen und Zeiten.
• Bei der Tischreservierung: Uhrzeit und Anzahl der Gäste, Nachrichten und Antworten auf die Fragen des Unternehmens, eigene Notizen des Unternehmens über den Gast, Besuchs-, Stornierungs- und Nichterscheinenshistorie, Bewertungen nach dem Besuch sowie Marke und letzte vier Ziffern der Karte bei einer Anzahlung oder Gebühr.
• Bei Kantinenkarten: Name, Klasse oder Gruppe und Rolle des Inhabers, die Dienst-E-Mail eines Mitarbeitenden, die E-Mail-Adressen derer, die die Karte verwalten, Guthaben und Bewegungen der Karte, Vorbestellungen sowie die Grenzen und abgewählten Kategorien, die die Eltern auf der Karte eines Kindes gesetzt haben. Die Karten gehören oft Kindern, daher wird nur gespeichert, was die Kantine am Tresen braucht: kein Bild, kein Geburtsdatum und keine CPR-Nummer. Name, Klasse und E-Mail-Adressen werden 13 Monate nach der Schließung der Karte gelöscht.
• Allergien und besondere Bedürfnisse, die ein Gast bei einer Tischreservierung selbst angibt, können Gesundheitsdaten und damit eine besondere Kategorie personenbezogener Daten sein. Sie werden ausschließlich verarbeitet, damit das Unternehmen sie berücksichtigen kann, werden nur den Benutzern angezeigt, deren Rolle Zugang zum Gästebuch gibt, und werden zusammen mit dem Gast gelöscht. Darüber hinaus werden keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet.

3. Anweisung

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten nur nach schriftlicher Anweisung des Verantwortlichen. Die Nutzung des Service gemäß seinem dokumentierten Zweck stellt eine solche Anweisung dar.

Der Auftragsverarbeiter benachrichtigt den Verantwortlichen, wenn eine Anweisung nach Ansicht des Auftragsverarbeiters gegen die Datenschutzbestimmungen verstößt.

4. Vertraulichkeit und Sicherheit

Der Zugriff auf personenbezogene Daten ist auf die Personen beschränkt, die ihn benötigen, und diese unterliegen einer Vertraulichkeitsverpflichtung.

Angemessene technische und organisatorische Maßnahmen wurden getroffen, einschließlich Verschlüsselung von Daten während der Übertragung, rollenbasierte Zugriffskontrolle, gehashte Passwörter, signierte Webhooks und Trennung der Daten des einzelnen Unternehmens.

5. Unterauftragsverarbeiter

Der Verantwortliche erteilt eine allgemeine Zustimmung zur Nutzung der folgenden Unterauftragsverarbeiter:

• Stripe: Zahlungsabwicklung und Identitätsprüfung.
• PostStack: Versand von E-Mails an Käufer, Empfänger, Gäste und Eltern.
• HostStack: Hosting und Betrieb von Anwendung und Datenbank.

6. Übermittlung in Drittländer

Die Verarbeitung erfolgt grundsätzlich innerhalb der EU/EWR. Sollte eine Übermittlung in ein Drittland durch einen Unterauftragsverarbeiter erfolgen, geschieht dies auf einer gültigen Übermittlungsgrundlage, einschließlich der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

7. Unterstützung des Verantwortlichen

Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen in angemessenem Umfang bei der Beantwortung von Anträgen betroffener Personen auf Einsicht, Berichtigung, Löschung und Einschränkung sowie bei Sicherheit, Meldung von Verstößen und Datenschutzfolgenabschätzungen.

Wird der Auftragsverarbeiter auf einen Verstoß gegen die Datensicherheit aufmerksam, benachrichtigt er den Verantwortlichen unverzüglich.

8. Löschung bei Beendigung

Bei Beendigung der Vereinbarung löscht der Auftragsverarbeiter die personenbezogenen Daten, sofern die Gesetzgebung keine weitere Aufbewahrung verlangt, einschließlich der Anforderung des dänischen Buchführungsgesetzes (bogføringsloven), Buchhaltungsunterlagen fünf Jahre lang aufzubewahren.

Der Verantwortliche kann vor Beendigung anfordern, dass seine Daten in einem allgemein üblichen Format bereitgestellt werden. Die Gutschein-Daten des Unternehmens können außerdem direkt über das Dashboard als CSV abgerufen werden, ohne zu fragen.

9. Audit

Der Auftragsverarbeiter stellt die Informationen bereit, die erforderlich sind, um die Einhaltung dieser Vereinbarung nachzuweisen, und ermöglicht Audits nach vorheriger schriftlicher Vereinbarung.