Personvernpolitikk

1. Dataansvarlig

For opplysninger om bedriftens egen konto og brukere er MICCI, CVR 45587452, Fyrretoften 31, 7100 Vejle, dataansvarlig.

For opplysninger om kjøpere og mottakere av gavekort og billetter og om gjester som reserverer bord, er det bedriften som selger kortet eller tar imot reservasjonen, som er behandlingsansvarlig. Kuvert behandler disse opplysningene som databehandler på bedriftens vegne. Se databehandleravtalen.

Det samme gjelder kantinekort: det er skolen, arbeidsplassen eller bedriften som driver kantinen, som er dataansvarlig for opplysningene om kortholdere og foreldre, og Kuvert er databehandler.

2. Hvilke opplysninger behandles

Avhengig av din rolle behandles følgende:

• Bedriftens brukere: navn, e-postadresse, rolle, passord i hashet form samt innloggingshistorikk. For brukere som selv slår på push-varsler, i tillegg adressen nettleseren oppgir for å levere dem, og brukerens valg av hvilke varsler som skal sendes.
• Kjørper av et gavekort: navn, e-postadresse og eventuelt telefonnummer, samt den personlige hilsen som skrives til mottakeren.
• Mottaker av et gavekort: navn og e-postadressen eller telefonnummeret kortet leveres til.
• Gjest som reserverer bord: navn, e-postadresse og telefonnummer, dato, tidspunkt og antall gjester, en beskjed til restauranten, svar på restaurantens egne spørsmål samt de allergiene eller spesielle hensynene gjesten selv velger å oppgi. Restauranten kan legge til egne notater og ser gjestens tidligere besøk, avbestillinger og uteblivelser.
• Ber restauranten om et depositum eller et kort for et gebyr ved uteblivelse: kortets merke, de fire siste sifrene og betalingens status. Selve kortopplysningene ligger hos Stripe.
• Ber restauranten om en vurdering etter besøket: gjestens karakterer og kommentar, og om gjesten ønsker et svar.
• Innehaver av et kantinekort: navn, klasse eller gruppe, om kortet er et personalkort, kortets saldo og bevegelser (innbetalinger, kjøp i kantinen, refusjoner og utbetalinger), forhåndsbestillinger og på et barns kort grensene og de bortvalgte kategoriene foreldrene har satt. For en medarbeider i tillegg jobb-e-posten som bekreftet at vedkommende er ansatt. Det lagres ikke noe bilde, ingen fødselsdato og intet CPR-nummer.
• Den som styrer et kantinekort (foreldrene til et barns kort, ellers kortholderen selv): e-postadresse, høyst to per kort, og saldoen de vil ha beskjed ved.
• Den som setter inn penger på et kantinekort: e-postadresse til kvitteringen og eventuelt navnet foreldrene ser i beskjeden om innbetalingen.
• Transaksjondata: beløp, tidspunkt, ordre- og kortstatus samt innløsningshistorikk.
• Tekniske data: IP-adresse og tidsfrister i forbindelse med sikkerhet og misbruksbegrensning.

3. Betalingsinformasjon

Kuvert mottar, lagrer og behandler ikke kortnumre eller andre betalingsinformasjon. Betalingen gjennomføres hos Stripe, som er selvstendig dataansvarlig for betalingsinformasjonen som tastes inn hos dem.

4. Formål og juridisk grunnlag

Opplysningene behandles for å kunne levere tjenesten:

• Å opprette, levere og innløse gavekort: nødvendig for å oppfylle avtalen.
• Å sende kvittering til kjøper og gavekort til mottaker: nødvendig for å oppfylle avtalen.
• Å gi kjøperen beskjed hvis et kjøp blir betalt tilbake: nødvendig for å oppfylle avtalen.
• Å gi mottakeren beskjed hvis gavekortet ikke lenger kan brukes: nødvendig for å oppfylle avtalen.
• Å ta imot en bordreservasjon, bekrefte, endre og minne om den, tilby et ledig bord fra ventelisten og gi restauranten beskjed: nødvendig for å oppfylle avtalen med gjesten.
• Allergier og spesielle hensyn kan være helseopplysninger. De behandles bare når gjesten selv har valgt å skrive dem, bare for at restauranten skal kunne ta hensyn til dem, og de vises bare for de ansatte som tar imot gjestene.
• Å be gjesten om en vurdering etter besøket: restaurantens berettigede interesse i å høre hvordan besøket var. Gjesten kan la være å svare.
• Å føre et kantinekort, ta imot innbetalinger, trekke kjøp og forhåndsbestillinger i kantinen, sende kvittering og beskjed om lav saldo og utbetale et restbeløp: nødvendig for å oppfylle avtalen med den som har kortet.
• Å sende push-varsler om reservasjoner til en ansatt når den ansatte selv har slått dem på.
• Å forebygge misbruk og sikre driften: berettiget interesse.
• Å oppfylle bokførings- og regnskapskrav: rettslig forpliktelse.

5. Deling

Opplysninger deles bare med de underleverandører som er nødvendige for driften, og som behandler opplysningene etter instruksjon:

• Stripe: betalingsavvikling og legitimering.
• PostStack: utsendelse av e-post.
• Nettleserens egen push-tjeneste (f.eks. Apple, Google eller Mozilla) leverer push-varsler til de ansatte som har slått dem på. Varslene er krypterte, så tjenesten ikke kan lese dem.
• HostStack: hosting og drift av applikasjon og database.

6. Lagring

Opplysninger knyttet til et gavekort lagres så lenge kortet kan gjøres gjeldende, det vil si i kortets gyldighetsperiode på minst 36 måneder samt den påfølgende fristen for kontant utbetaling.

Bokføringspliktig materiale oppbevares i fem år fra utgangen av det regnskapsåret materialet gjelder, jf. den danske bogføringsloven.

Kontoopplysninger for en bedrift slettes etter at kontoen er opphørt, med mindre de inngår i bokføringspliktig materiale.

Opplysninger om en gjest som har reservert bord, oppbevares så lenge restauranten bruker dem til sine reservasjoner og sin gjestebok. Restauranten kan slette en gjest når gjesten ikke har et bord til gode: reservasjonene blir stående uten navn, kontaktopplysninger, beskjeder, svar på restaurantens spørsmål og restaurantens notater, gjesten fjernes fra ventelistene, og en vurdering blir stående uten gjestens egne ord. Alt om gjesten slettes når restauranten avslutter kontoen sin.

Når et kantinekort er lukket, slettes innehaverens navn, klasse, jobb-e-post og e-postadressene på kortet 13 måneder etter lukkingen. Kortets bevegelser blir stående uten navn, fordi de inngår i bedriftens regnskap.

7. Dine rettigheter

Du har rett til innsikt i opplysningene som behandles om deg, rett til å få uriktige opplysninger korrigert, rett til sletting, rett til begrenset behandling, rett til dataportabilitet og rett til å gjøre innsigelse.

Vedrører henvendelsen din et gavekort du har kjøpt eller mottatt, et bord du har reservert, eller et kantinekort, er det bedriften som er dataansvarlig. Kuvert videresender henvendelsen til bedriften hvis den rettes til oss.

Du kan klage til det danske Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, dt@datatilsynet.dk.

8. Kontakt

Henvendelser om denne politikken rettes til hej@kuvert.dk eller MICCI, Fyrretoften 31, 7100 Vejle.