Opprett arrangementet
- 01Gå til Arrangementer i dashbordet.
- 02Sett navn, dato og pris.
- 03Sett kapasiteten — hvor mange som er plass til.
- 04Publiser. Arrangementet vises på siden din.
Kapasiteten håndheves
Kapasiteten er et tak, systemet holder — ikke et notat noen skal huske. Når den siste plassen er solgt, kan det ikke kjøpes flere billetter.
To gjester kan nå å ta de siste to plassene i samme øyeblikk — vi sjekker plassene før betalingen åpnes, men de to betalingene er allerede undervejs. Den som kommer sist, får hele beløpet tilbake med det samme, ekspedisjonsgebyret med, og vi beholder heller ikke vår provisjon. Det blir ikke opprettet billetter, og dere skal ikke gjøre noe. Gjesten får en e-post som sier nøyaktig det: det var ikke flere plasser da betalingen gikk igjennom, og pengene er sendt tilbake. Det samme står på gjestens kvitteringsside hvis de går tilbake til den.
Gjesten får billetten
Utsteder du en billett med en mottaker-e-postadresse, sender vi den automatisk. E-posten inneholder et link til gjestens egen billetside med en QR-kode. Utsteder du uten e-post — til en avtale om å dele dem selv — står linket til hver billett i dashbordet, klar til å kopiere eller skrive ut.
Er en adresse skrevet feil, retter du den på gjestens egen rad under Billetter og sender igjen derfra. Knappen »Send manglende billetter« kan ikke hjelpe her: den sender bare det som aldri er sendt, og en billett som er sendt til en feil adresse, står som avsendt. Samme knapp på raden sender billetten igjen til den adressen som allerede står, hvis gjesten bare har slettet e-posten.
Vi følger opp på om e-posten kom fram. Blir den avvist — e-postboksen finnes ikke, eller mottakeren avviser den — står det på billettraden og på arrangementets kort: »kom ikke fram«. Det er verdt å kjenne til, fordi gjesten selv sjelden oppdager det: er bordet bestilt av én person til sju andre, vet de seks andre ikke at det er sendt en billett. Rett adressen på raden og send igjen, så forsvinner markeringen.
Dere kan sende gjestene en påminnelse før arrangementet løper av stabelen. Under Innstillinger velger dere hvor lang tid før — fra én dag til 7 dager — og så får hver gjest én e-post med tid, sted og deres billett igjen. Er det afhenting, står gjestens eget tidsrom i e-posten i stedet for arrangementets starttid. Vi sender bare til plasser som virkelig har kommet fram, og bare til arrangementer som stadig holdes: er et arrangement avlyst, har gjestene allerede fått beskjeden, og en påminnelse ovenpå det ville være den de handlet på. Påminnelsen sendes én gang, og det står på gjestens rad når den er sendt.
Billettsiden viser alltid billettverdien sin aktuelle tilstand. Er den brukt, annullert eller arrangementet avlyst, står det på siden i stedet for QR-koden — slik at gjesten vet det før de står først i køen.
Fra billettsiden kan gjesten lagre billetten i Apple Wallet eller Google Wallet med ett trykk. Billetten ligger deretter i telefonen med samme QR-kode, slik at den kan vises fram uten å finne e-posten igjen — og uten at gjestens egen telefon trenger dekning. Innsjekking skjer stadig fra deres skjerm og krever forbindelse hos dere.
Ved døren
Hver billett har sin egen kode, også når flere er kjøpt i samme ordre. Gjesten viser koden, dere sjekker den inn, og en allerede innsjekket billett kan ikke brukes igjen.
Åpne Scan i dashbordet og hold kameraet mot gjestens QR-kode — billetten sjekkes inn med det samme. Samme skjerm leser også gavekort, slik at personalet ikke skal velge riktig skjermbilde først. Virker kameraet ikke, kan koden alltid tastes inn.
Hvis dere må avlyse
Avlys arrangementet under Arrangementer. Alle som har en billett, får med det samme beskjed om at det ikke blir noe, og billettverdiene holder opp med å virke ved døren. Har gjesten lagret billetten i Wallet, oppdaterer den seg selv.
Deretter åpner «Tilbakebetaling» seg på arrangementet, og det står hvor mange ordrer som venter og hvor mye det er. Ett trykk sender pengene tilbake til dem alle — hele beløpet, ekspedisjonsgebyret med, til det kortet som betalte. Vi beholder heller ikke vår egen provisjon på et arrangement som ikke ble noe. Er det mange ordrer, tar det et par omganger, og skjermen teller ned underveis; det er alltid trygt å trykke igjen, for en ordre som er betalt tilbake, blir ikke tatt med en gang til. Hver gjest får selv beskjed når pengene er på vei, slik at dere ikke skal ringe rundt.
To slag ordrer blir liggende, og de står begge på skjermen: ordrer som aldri nådde å bli betalt, og ordrer med en innbyrdes innsigelse. Ved en innsigelse holder banken pengene mens den treffer sin avgjørelse, og en tilbakebetaling ovenpå det ville gi kjøperen beløpet to ganger — den svarer dere på i Stripe.
Flere billettyper
Ett arrangement kan selges til flere priser på én gang — «Nyttårsmeny» og «Nyttårsmeny, vegetarisk», eller ordinær og VIP. Hver type har sitt eget navn, sin egen pris og sin egen beskrivelse, og gjesten setter et antall ut for hver. Det blir til én ordre og én betaling.
Hver type kan ha sitt eget antall plasser — «de første 100 til 150,-, deretter 200,-» — og sitt eget salgsvindu, slik at en type kan stå som kommer snart eller lukke før de andre. Arrangementets kapasitet er stadig døren: typene deler plassene, og flere typer kan ikke gjøre huset større.
Afhenting: hvor og når
Skal gjesten hente noe — en meny, en kurv — kan arrangementet ha afhentingstidspunkter. Sted og tidsrom er ett valg: «Oslo · 14.00–16.00». Har arrangementet tidspunkter, skal gjesten velge ett før det kan betales, og valget står på billetten og i din oversikt.
Hvert tidspunkt kan ha sitt eget antall plasser, og de teller på tvers av billettypene — 40 kuverter i Oslo er 40, uansett hvor mange av dem som er vegetariske. Arrangementets kapasitet er stadig det samlede taket, slik at flere tidspunkter kan ikke gjøre huset større.
Venteliste
Er arrangementet utsolgt, kan gjesten skrive seg på ventelisten i stedet for bare å gå igjen. Det krever ikke noe av dere: feltet dukker opp av seg selv på siden når det ikke er en billett å kjøpe, og forsvinner igjen når det er.
Blir det plasser ledige — noen får pengene tilbake, dere hever kapasiteten, eller dere åpner en billettype til — skriver vi til dem som står øverst. Like mange som det er plasser, i den rekkefølgen de skrev seg opp. Vi legger ikke en billett til side til noen, og det står i e-posten: billettverdiene selges etter først til mølle. Hver person hører fra oss nøyaktig én gang om det arrangementet de spurte om.
Selve listen ligger på arrangementet under »Venteliste«, og antall står på arrangementets kort. Det er tallet som sier om kvelden skal kjøres igjen: en utsolgt fredag med førti navn bak er ikke det samme som en utsolgt fredag med to.
Bord og bordbestilling
En billettype kan gi adgang for flere enn én. «Losje til 6» er ett dokument, seks stoler og én QR-kode i døra. Tallet står på TYPEN og ikke på arrangementet, så den samme kvelden kan selge enkeltbilletter, bord og losjer ved siden av hverandre — og de to tallene på typen betyr forskjellige ting: antallet er hvor mange losjer det er, mens arrangementets kapasitet er hvor mange mennesker det er plass til.
Skal gjesten selv si hvor mange de er, setter du haken ved siden av antallet og lar tallet være taket. Da blir bordet ett dokument med det antallet gjesten skrev — og det er dét antallet som forlater rommet. En kaffebar med 55 stoler på 13 bord setter 13 på typen og 55 på arrangementet.
Et avhentingstidspunkt kan også ha et antall BORD ved siden av antallet plasser. De to er ikke det samme: 27 selskaper på to personer fyller 54 stoler og dobbelt så mange bord som det finnes. Butikksiden viser det av de to tallene som går tomt først.
Bordbestilling uten betaling
En billettype kan koste 0 kr. Da er det ingen betaling underveis: gjesten skriver e-posten sin, får bekreftelsen med det samme, og plassen er borte fra siden. Det blir heller ikke krevd ekspedisjonsgebyr — ingen billett under 25,00 kr. har det — så «gratis» betyr gratis for gjesten og ikke bare billettprisen.
Gjesten kan melde avbud fra sin egen billettside, og plassen går tilbake på siden i samme sekund — er det en venteliste, skriver vi til den ved neste gjennomløp. På deres side står bookingen som et avbud fra gjesten, noe annet enn en annullering: den siste betyr at dere ga pengene tilbake.
Beløp med til baren
En billettype kan ha et beløp med — og en bonus oppå. Når bordet er betalt, utstedes beløpet som et helt vanlig gavekort til den som holder billetten: «betal 2.000, drikk for 2.200». Dere trekker på det på deres egen skjerm som ethvert annet gavekort, og gjesten kan se saldoen telle ned på sin egen billettside. Det er minimumsforbruk uten at noe skal lese kassen deres.
Beløpet står på billettypen som det du vil gi, og bonusen som en prosent — gjesten får ett tall å se på på siden. Det som ikke blir brukt er fortsatt gjestens: kortet lever like lenge som alle deres andre gavekort. Selve beløpet kan ikke være større enn prisen — en billett til en bestemt dato er unntatt fra angreretten, og et beløp større enn prisen ville gjøre kjøpet til et gavekort, som har 14 dagers angrerett. Bonusen på toppen kan gjerne føre det samlede beløpet høyere, og gjør det i eksempelet over.
Den samme kvelden hver uke
Holder dere den samme kvelden hver uke, oppretter du den én gang og trykker «Gentag hver uge» på arrangementets rad. Kvelden blir til en serie: den husker kveldens form — priser, tidspunkter, aldersgrense, kapasitet — og åpner de kommende ukene av seg selv.
De nye kveldene kommer som utkast. Det er med vilje: en serie som la kvelder ut for salg åtte uker frem med priser ingen hadde sett på, ville være nøyaktig den slags overraskelse den her ikke skal være. Du åpner utkastet, retter lineup eller pris og trykker publiser.
Seriene står øverst på Arrangementer. Der velger du hvilke ukedager kvelden faller på, hvor mange uker frem diaryen skal stå åpen, og hvilke dager dere holder stengt — julaften, ferien. En stengt dag hoppes over. Setter du serien på pause, slutter den å åpne nye kvelder; de kveldene som allerede finnes blir stående, for de er noens fredag.