Billetter

1. 01Gå til Arrangementer i dashbordet.
2. 02Sett navn, dato og pris.
3. 03Sett kapasiteten, altså hvor mange det er plass til.
4. 04Publiser. Arrangementet vises på siden din.

Systemet holder styr på kapasiteten, så ingen trenger å huske den. Når den siste plassen er solgt, kan det ikke kjøpes flere billetter.

To gjester kan rekke å ta de to siste plassene i samme øyeblikk. Vi sjekker plassene før betalingen åpnes, men de to betalingene er allerede underveis. Den som kommer sist, får hele beløpet tilbake med en gang, ekspedisjonsgebyret med, og vi beholder heller ikke servicegebyret vårt. Det blir ikke opprettet billetter, og du trenger ikke gjøre noe. Gjesten får en e-post som sier nøyaktig det: det var ikke flere plasser da betalingen gikk gjennom, og pengene er sendt tilbake. Det samme står på gjestens kvitteringsside hvis de går tilbake til den.

Utsteder du en billett med e-postadressen til en mottaker, sender vi den automatisk. E-posten inneholder en lenke til gjestens egen billettside med en QR-kode. Utsteder du billetter uten e-post, fordi dere deler dem ut selv, står lenken til hver billett i dashbordet, klar til å kopieres eller skrives ut.

Er en adresse skrevet feil, retter du den på gjestens egen rad under Billetter og sender igjen derfra. Knappen «Send manglende billetter» kan ikke hjelpe her: den sender bare det som aldri er sendt, og en billett som er sendt til en feil adresse, står som avsendt. Samme knapp på raden sender billetten igjen til den adressen som allerede står, hvis gjesten bare har slettet e-posten.

Vi følger opp om e-posten kom fram. Blir den avvist, fordi e-postboksen ikke finnes eller mottakeren avviser den, står det på billettens rad og på arrangementets kort: «kom ikke fram». Det er verdt å vite, fordi gjesten selv sjelden oppdager det: er bordet bestilt av én person til sju andre, vet de seks andre ikke at det er sendt en billett. Rett adressen på raden og send på nytt, så forsvinner markeringen.

Dere kan sende gjestene en påminnelse før arrangementet går av stabelen. Under Innstillinger velger dere hvor lang tid før (fra én dag til 7 dager), og så får hver gjest én e-post med tid, sted og billetten sin igjen. Er det henting, står gjestens eget tidsrom i e-posten i stedet for arrangementets starttidspunkt. Vi sender bare til plasser som faktisk har kommet fram, og bare til arrangementer som fortsatt holdes: er et arrangement avlyst, har gjestene allerede fått den beskjeden, og en påminnelse i tillegg ville være den de handlet ut fra. Påminnelsen sendes én gang, og det står på gjestens rad når den er sendt.

Billettsiden viser alltid billettens aktuelle tilstand. Er den brukt eller annullert, eller er arrangementet avlyst, står det på siden i stedet for QR-koden, så gjesten vet det før de står først i køen.

Fra billettsiden kan gjesten lagre billetten i Apple Wallet eller Google Wallet med ett trykk. Billetten ligger deretter i telefonen med den samme QR-koden, så den kan vises fram uten å lete fram e-posten igjen, og uten at gjestens egen telefon trenger dekning. Innsjekkingen skjer fortsatt fra skjermen deres og krever forbindelse hos dere.

Hver billett har sin egen kode, også når flere er kjøpt i samme ordre. Gjesten viser koden, dere sjekker den inn, og en allerede innsjekket billett kan ikke brukes igjen.

Åpne Scan i dashbordet og hold kameraet mot gjestens QR-kode, så sjekkes billetten inn med en gang. Den samme skjermen leser også gavekort, så personalet ikke må velge riktig skjermbilde først. Virker ikke kameraet, kan koden alltid tastes inn.

Avlys arrangementet under Arrangementer. Alle som har en billett, får med det samme beskjed om at det ikke blir noe, og billettverdiene holder opp med å virke ved døren. Har gjesten lagret billetten i Wallet, oppdaterer den seg selv.

Deretter åpner «Tilbakebetaling» seg på arrangementet, og der står det hvor mange ordrer som venter, og hvor mye det er. Ett trykk sender pengene tilbake til dem alle: hele beløpet med ekspedisjonsgebyret, til kortet som betalte. Vi beholder heller ikke vårt eget servicegebyr på et arrangement som ikke ble noe av. Er det mange ordrer, tar det et par runder, og skjermen teller ned underveis; det er alltid trygt å trykke igjen, for en ordre som er betalt tilbake, blir ikke tatt med en gang til. Hver gjest får selv beskjed når pengene er på vei, så du slipper å ringe rundt.

To typer ordrer blir liggende, og begge står på skjermen: ordrer som aldri ble betalt, og ordrer med en pågående innsigelse. Ved en innsigelse holder banken pengene mens den tar sin avgjørelse, og en tilbakebetaling i tillegg ville gi kjøperen beløpet to ganger. Innsigelsen svarer dere på i Stripe.

Ett arrangement kan selges til flere priser samtidig, for eksempel «Nyttårsmeny» og «Nyttårsmeny, vegetarisk» eller ordinær og VIP. Hver type har sitt eget navn, sin egen pris og sin egen beskrivelse, og gjesten velger et antall for hver. Det blir til én ordre og én betaling.

Hver type kan ha sitt eget antall plasser, for eksempel «de første 100 til 150,-, deretter 200,-», og sitt eget salgsvindu, så en type kan stå som kommer snart eller stenge før de andre. Arrangementets kapasitet er fortsatt døren: typene deler plassene, og flere typer kan ikke gjøre huset større. Selger dere i releaser, kan en type åpne når en annen er utsolgt: velg «Åbner når … er udsolgt» på prisen, så kommer 1. release først i salg når early bird er borte, eller på sin egen dato hvis den kommer først. Da står det aldri to releaser i salg samtidig.

Skal gjesten hente noe, for eksempel en meny eller en kurv, kan arrangementet ha hentetidspunkter. Sted og tidsrom er ett valg: «København · 14.00–16.00». Har arrangementet tidspunkter, må gjesten velge ett før det kan betales, og valget står på billetten og i oversikten din.

Hvert tidspunkt kan ha sitt eget antall plasser, og de teller på tvers av billettypene: 40 kuverter i København er 40, uansett hvor mange av dem som er vegetariske. Arrangementets kapasitet er fortsatt det samlede taket, så flere tidspunkter kan ikke gjøre huset større.

Er arrangementet utsolgt, kan gjesten skrive seg på ventelisten i stedet for bare å gå igjen. Det krever ikke noe av dere: feltet dukker opp av seg selv på siden når det ikke er en billett å kjøpe, og forsvinner igjen når det er.

Blir det ledige plasser, fordi noen får pengene tilbake, dere øker kapasiteten eller åpner en billettype til, skriver vi til dem som står øverst. Like mange som det er plasser, i den rekkefølgen de skrev seg opp. Vi legger ikke av en billett til noen, og det står i e-posten: billettene selges etter førstemann til mølla. Hver person hører fra oss nøyaktig én gang om det arrangementet de spurte om.

Selve listen ligger på arrangementet under «Venteliste», og antall står på arrangementets kort. Det er tallet som sier om kvelden skal kjøres igjen: en utsolgt fredag med førti navn bak er ikke det samme som en utsolgt fredag med to.

En billettype kan gi adgang for flere enn én. «Losje til 6» er ett dokument, seks stoler og én QR-kode i døra. Tallet står på TYPEN og ikke på arrangementet, så den samme kvelden kan selge enkeltbilletter, bord og losjer side om side. De to tallene betyr forskjellige ting: antallet er hvor mange losjer det er, mens arrangementets kapasitet er hvor mange mennesker det er plass til.

Skal gjesten selv si hvor mange de er, setter du haken ved siden av antallet og lar tallet være taket. Da blir bordet ett dokument med det antallet gjesten skrev, og det er det antallet som trekkes fra rommet. En kaffebar med 55 stoler på 13 bord setter 13 på typen og 55 på arrangementet.

Et avhentingstidspunkt kan også ha et antall BORD ved siden av antallet plasser. De to er ikke det samme: 27 selskaper på to personer fyller 54 stoler og dobbelt så mange bord som det finnes. Butikksiden viser det av de to tallene som går tomt først.

En billettype kan koste 0 DKK. Da er det ingen betaling underveis: gjesten skriver e-postadressen sin, får bekreftelsen med en gang, og plassen er borte fra siden. Det blir heller ikke krevd ekspedisjonsgebyr, for ingen billett under 25,00 DKK har det. Så «gratis» betyr gratis for gjesten og ikke bare billettprisen.

Gjesten kan melde avbud fra sin egen billettside, og plassen går tilbake på siden i samme sekund. Finnes det en venteliste, skriver vi til den ved neste gjennomgang. Hos dere står bookingen som et avbud fra gjesten, noe som er annerledes enn en annullering: det siste betyr at dere ga pengene tilbake.

En billettype kan ha et beløp inkludert og en bonus på toppen. Når bordet er betalt, utstedes beløpet som et helt vanlig gavekort til den som har billetten: «betal 2.000, drikk for 2.200». Dere trekker på det på deres egen skjerm som på et hvilket som helst annet gavekort, og gjesten kan se saldoen telle ned på sin egen billettside. Det er minimumsforbruk uten at noe må lese kassen deres.

Beløpet står på billettypen som det du vil gi, og bonusen som en prosent, og gjesten får se ett tall på siden. Det som ikke blir brukt, tilhører fortsatt gjesten: kortet lever like lenge som alle de andre gavekortene deres. Selve beløpet kan ikke være større enn prisen. En billett til en bestemt dato er unntatt fra angreretten, og et beløp større enn prisen ville gjøre kjøpet til et gavekort, som har 14 dagers angrerett. Bonusen på toppen kan gjerne gjøre det samlede beløpet høyere, og gjør det i eksempelet over.

Holder dere den samme kvelden hver uke, oppretter du den én gang og trykker «Gentag hver uge» på arrangementets rad, eller «Gentag hver måned» hvis kvelden for eksempel er første lørdag i måneden. Kvelden blir til en serie: den husker kveldens form (priser, tidspunkter, aldersgrense, kapasitet) og åpner de kommende ukene av seg selv.

De nye kveldene kommer som utkast. Det er med vilje: en serie som la ut kvelder for salg åtte uker fram med priser ingen hadde sett på, ville være nøyaktig den typen overraskelse den ikke skal være. Du åpner utkastet, retter lineup eller pris og trykker publiser. Har dere bare åpent hver fredag og lørdag, slår du på bryteren på serien som setter nye kvelder i salg med en gang, så går hver ny kveld rett i salg. Og holder dere en spesialkveld på en dag serien ellers ville åpnet, åpner ikke serien sin egen kveld i tillegg. Avlyser dere spesialkvelden, kommer den vanlige kvelden tilbake av seg selv. Kvelden dere gjorde om til en ukentlig serie, blir seriens første kveld. Har dere senere justert en av kveldene, for eksempel lineup, plakat eller priser, velger dere å oppdatere serien fra den kvelden, så åpner de neste kveldene med det innholdet; de som allerede er åpne, rører ikke serien.

Seriene står øverst på Arrangementer. Der velger du om kvelden gjentas hver uke eller én gang i måneden (første, andre, tredje, fjerde eller siste av en ukedag), hvilke ukedager den faller på, hvor langt fram kalenderen skal stå åpen (i uker, og i måneder for en månedlig serie), og hvilke dager dere holder stengt, for eksempel julaften eller ferien. En stengt dag hoppes over. Setter du serien på pause, slutter den å åpne nye kvelder; de kveldene som allerede finnes, blir stående, for de er noens fredag.

Selger dere bord og losjer til kveldene deres, kan reservasjonssiden vise dem samlet. Velg «Natklub» under Bordreservasjon › Innstillinger, så viser reservasjonssiden de kommende kveldene deres med bordpakkene i stedet for tider, og det koster ingen plan. Se Bordreservasjon › For nattklubber.

Har dere en nettside, kan den bygge sine egne arrangementssider ut fra Kuvert. Det krever ingen API-nøkkel, for det er de samme opplysningene butikken selv viser. Dere oppretter kvelden i Kuvert, og siden henter resten: plakat, tekst, tider, priser, line-up og en knapp til billettene.