Kantine

Butikken din er den som driver kantinene, og hver kantine er en skole. Én butikk kan ha flere skoler, og pengene fra alle havner på den samme Stripe-kontoen. Et kantinekort hører til én skole og kan bare brukes i butikkens kantiner.

Et kantinekort er ikke et gavekort. Det har ingen utløpsdato, det kan stå på 0 DKK og fylles opp igjen, og saldoen kan alltid betales tilbake. Hver innbetaling, hvert kjøp og hver tilbakebetaling står i kortets historikk.

Under Kantine → Skoler oppretter du en skole for hver kantine. Det er her du bestemmer hvordan den skolen fungerer:

• «Adresse på kantinesiden» er den delen av lenken foreldrene får, f.eks. sohoj. Kantinens side ligger på shop.kuvert.dk/din-butik/kantine/sohoj, og shop.kuvert.dk/din-butik/kantine viser alle skolene dine.
• «Mindst», «Højst» og «Hurtigvalg» (minst, høyst og hurtigvalg) er beløpene man kan sette inn. En ny skole starter på 50,00 DKK til 2.000,00 DKK med hurtigvalgene 100, 200, 300 og 500,00 DKK.
• «Elevsalg er momsfrit (skolens egen kantine)» slår du på når elevsalget på den skolen er fritatt for mva. Salg til de ansatte får 25 % mva. uansett.
• «Skolens maildomæner» og «Personalekode» er de ansattes dør. Se nedenfor.
• «Forældre kan bestille frokost på forhånd» slår på forhåndsbestilling. En ny skole tar imot bestillinger 7 dager frem med siste frist 09:00 samme dag, og du velger selv ukedagene og skolens stengte dager.

Under skolen kan du skrive ut en plakat til inngangen med lenken til kantinens side.

Under Kantine → Menu legger du inn varene med navn, kategori og pris. En vare kan i tillegg ha:

• en «Personalepris» (ansattpris), som kassen bruker av seg selv når kortet er et ansattkort.
• «Kun for personalet» (bare for ansatte), slik at den bare kan ses og kjøpes på et ansattkort.
• «Momsfri vare» (mva.-fri vare), f.eks. pant, som aldri får mva.
• «Kan forudbestilles» (kan forhåndsbestilles), eventuelt bare på bestemte ukedager.
• en skole, dersom den bare selges der. Uten skole selges den på alle.

Kategorien betyr noe: det er den foreldrene kan sperre, f.eks. «Slik» (godteri). En vare kan meldes utsolgt med ett trykk, også fra kassen.

Det finnes to måter, og de kan brukes side om side:

• Foreldrene oppretter selv kortet på kantinens side med barnets navn og klasse. Den som oppretter det, blir kortets forelder og får en lenke til sin egen side.
• Du legger inn klasselisten under Kantine → Kantinekort → «Importér klasseliste», én linje per barn med navn, klasse og eventuelt en forelders e-post. Det fungerer med en liste kopiert fra Excel, en CSV-fil med semikolon eller en liste skrevet med komma. Legger du inn den samme listen to ganger, blir det ikke laget nye kort.

«Udskriv kort» gir et ark med kort i samme størrelse som et betalingskort, med navn, klasse, skole og QR-kode, klare til å klippes ut og sendes hjem i skolesekken. En forelder knytter seg til et utskrevet kort ved å skrive kortets kode og e-posten sin på kantinens side. Når et kort har en forelder, kan bare den forelderen legge til den neste.

Foreldre har ikke noe passord. De får en lenke på e-post, og «Finn kortene dine» på kantinens side sender en ny hvis den er borte. Siden viser alle kortene e-postadressen er forelder til hos butikken din, så søsken står samlet. Et kort kan ha 2 foreldre. Fra siden kan de:

• sette inn penger og se kortets historikk.
• sette en grense per dag og per uke, og sperre kategorier.
• få en e-post når saldoen kommer under et beløp de velger selv.
• bestille lunsj og avbestille den igjen før fristen.
• sperre kortet hvis det er borte, og lage et nytt. Saldoen, grensene, foreldrene og forhåndsbestillingene flyttes med, og det gamle kortet virker ikke lenger.
• få saldoen betalt tilbake. Se «Pengene» nedenfor.

Alle som har kortets kode, kan sette inn penger fra kortets side med MobilePay eller kort, også besteforeldre. Siden viser bare barnets fornavn og skolen. Pengene står på kortet så snart betalingen har gått gjennom, og foreldrene får en e-post når noen andre enn dem har satt inn penger.

Tar kantinen imot penger i disken, f.eks. kontanter, setter du dem inn på kortet under Kantine → Kantinekort. Det går ikke gjennom Stripe og koster ingen gebyrer.

1. 01Åpne Kantine → Kassen og velg skolen. Kassen kan brukes av en medarbeider med rollen Personale.
2. 02Trykk på varene, eller slå inn et beløp under «Andet beløb» (annet beløp).
3. 03Skann barnets kort. Kassen viser navn, klasse, saldo, hvor mye som er igjen av dagens grense og hva som er forhåndsbestilt i dag.
4. 04Trykk «Betal». Henter barnet en forhåndsbestilling, trykker du «Udlever» (utlever) ved siden av den.

Kassen sier nei hvis det er for lite på kortet, hvis dagens eller ukens grense er nådd, hvis foreldrene har sperret en kategori i kurven, eller hvis kortet er sperret, og den sier hvorfor. Trakk du feil beløp, angrer du kjøpet, og pengene står på kortet igjen.

De ansatte låser opp prisene og varene sine på kantinens side på én av to måter, og en skole kan ha begge:

• «Skolens maildomæner» (skolens e-postdomener). En lærer skriver jobb-e-posten sin og får en lenke som virker i 30 minutter. Bare en adresse på ett av domenene får den.
• En «Personalekode» (ansattkode), som du gir de ansatte. Den er for skoler der de ansatte ikke har en felles jobb-e-post, og du kan bytte den når du vil.

En lærer som har kommet inn, er ansatt på den enheten i et halvt år. De ser ansattprisene og varene «Kun for personalet», kan opprette sitt eget kantinekort, som kassen kjenner igjen som ansatt, og kan kjøpe de produktene i den vanlige butikken din som du har gjort til de ansattes, f.eks. et klippekort for kaffe. Uten tilgang kan de produktene verken ses eller kjøpes.

En forhåndsbestilling betales fra kortet med en gang, og en avbestilling før fristen setter pengene tilbake. Etter fristen kan den ikke endres. Under Kantine → Forudbestillinger ser kjøkkenet hver dag per skole: antall per vare og en pakkeliste per barn med navn og klasse, som kan skrives ut. Blir en bestilling ikke hentet, er den likevel betalt, for maten er laget. Du kan refundere den manuelt.

En innbetaling er en vanlig betaling på din egen Stripe-konto, slik et gavekort er. Kuvert holder aldri pengene, og saldoen kan bare brukes i butikkens kantiner.

Under Innstillinger → Gebyrer → «Indbetalinger på kantinekort» velger du selv hvem som betaler hvert av de to gebyrene. Det gjelder bare innbetalinger og endrer ikke det du har valgt for gavekort og billetter.

Trykker en forelder «Få pengene tilbake», betales det som står på kortet, tilbake uten gebyr. Kuvert refunderer kortets innbetalinger, den nyeste først, til betalingen de kom fra. Er det satt inn penger i disken, står den delen på kortet under Kantine → Kantinekort som et beløp kantinen skylder forelderen. Når du har betalt det, bekrefter du det der. Sier banken nei til en refusjon, kommer beløpet tilbake på kortet. Forelderen kan samtidig stenge kortet.

Refunderer du en innbetaling fra Ordrer, trekkes beløpet fra kortet så langt saldoen rekker. Det som allerede er spist, blir aldri trukket tilbake. Det er ingen angrerett på en innbetaling. Veien tilbake er «Få pengene tilbake», og den er gratis.

Kantine → Rapport viser salget i en periode: salg, herav til de ansatte, mva. i salget, hva som er satt inn på kortene og hva som er betalt tilbake, salg per dag og per vare. «Hent CSV til revisor» gir hver postering i perioden med mva. på hver linje. Hvert kjøp lagrer om det var til en elev eller til de ansatte, og hvilken mva. det fikk.

Kuvert lagrer barnets navn og, hvis dere skriver den inn, klassen. Det er ingen bilder, og barn har ingen innlogging: det er foreldrene som oppretter og styrer kortet. Når et kort er stengt, slettes navnet 13 måneder etter, mens posteringene blir værende i regnskapet.

• Skolekantiner på Kuvert
• Roller: hvem får gjøre hva
• Klippekort