Bordreservasjon

Slå det på

1. 01Gå til Bordreservasjon › Innstillinger i dashbordet, og slå på bordreservasjon.
2. 02Opprett en servering under Serveringer — f.eks. middag tirsdag til lørdag fra 17.30 til 23.00.
3. 03Opprett lokalene og bordene deres under Bord.
4. 04Del lenken til reservasjonssiden — den står under Innstillinger når bordreservasjon er slått på.

Serveringer og stengte dager

En servering er de dagene og det tidsrommet dere tar imot gjester: hvor ofte det er en tid, hvor lenge et bord er opptatt, og når det siste bordet kan reserveres. Et selskap på seks kan få lengre tid enn et bord for to. Tak for antall reservasjoner og gjester settes per servering eller per tid, og det samme gjør hvor kort tid før gjesten senest kan reservere. Hvor langt frem gjestene kan reservere, setter dere under Innstillinger.

Stengte dager setter dere opp under Stengte dager: en hel dag, en ferie eller et tidsrom — personalmøtet tirsdag fra 17 til 18. En spesiell dag, f.eks. julaften, kan få sin egen servering som erstatter den vanlige.

Bord og planen

Hvert bord har et navn, hvor få og hvor mange det kan ta, og lokalet det står i. Bord som kan skyves sammen, oppretter dere som en kombinasjon. Et bord eller et lokale kan være «bare dere»: det kan ikke reserveres på nett, men dere kan fortsatt sette gjester ved det.

Under Bord tegner dere også planen: dra bordene dit de står, eller velg et bord og flytt det med piltastene. Et bords størrelse kommer av hvor mange det kan ta; dere velger bare om det er rundt eller avlangt, og om det er dreid. Planen lagres først når dere trykker Lagre plan, og to bord oppå hverandre kan ikke lagres.

Slik reserverer gjesten

Gjesten velger dag og antall og ser tidene der det er et bord. Systemet gir dem det minste bordet som passer; står det like store bord i flere lokaler, får de et i lokalet dere bruker først. Bekreftelsen kommer på e-post med en lenke til gjestens egen side, der bordet kan flyttes eller avbestilles.

Dere kan stille opptil 10 spørsmål gjesten svarer på når de reserverer: en linje tekst, et valg mellom noen alternativer eller et felt å krysse av i. Svaret lagres sammen med spørsmålet slik det lød, så et spørsmål kan rettes eller fjernes uten å endre gamle reservasjoner.

Er tiden tatt, kan gjesten skrive seg på ventelisten. Blir et bord ledig, får den neste i køen som bordet passer for, en e-post med en lenke for å reservere det. Bordet holdes ikke av — den første som reserverer, får det — men i 30 minutter får ingen andre på ventelisten e-post om det samme bordet. Ventelisten står på kveldens liste, og med Reserver skriver dere gjesten inn uten å taste dem inn igjen.

Påminnelser og bekreftelse

Under Innstillinger velger dere når gjesten får en påminnelse før bordet, og om gjestene skal bes bekrefte én, to eller tre dager før. En gjest som ikke svarer, mister ikke bordet sitt — dere ser bare hvem som har bekreftet, og kan ringe resten.

Kvelden

Reservasjoner viser kvelden på tre måter: som en liste med allergier og notater ved navnet, bordene på en tidslinje, og på planen, der hvert bord sier om det er ledig, reservert, får gjester innen en time, eller om gjestene har kommet. Fra listen markerer dere at gjestene har kommet, satt seg til bords, gått eller uteblitt, og med Flytt gir dere et selskap en annen tid, dag eller andre bord.

Telefonreservasjoner og walk-ins skrives inn med Ny reservasjon. Sier systemet at tiden er full eller at bordet er for lite, er det en advarsel dere kan reservere forbi. Hvorfor fullt? viser for en dag og et antall hvilke tider en gjest på nett ville fått avvist, og hvorfor.

Gjesteboken

Hver gjest som reserverer, kommer i gjesteboken under Gjester med besøk, uteblivelser, neste bord, allergier og notatene deres. En gjest kan få en advarsel som står ved navnet på kveldens liste. Ber en gjest om å bli slettet, sletter dere dem fra profilen når de ikke har et bord til gode.

Planer

Prisene er eks. mva., og alt er med i alle planer. En reservasjon teller når den ikke er avbestilt eller avvist — en uteblivelse teller med — og den teller i den måneden kvelden ligger i. Får dere flere reservasjoner enn planen rommer, blir ingen gjest avvist: når måneden er 80 % full, får eieren en e-post, og igjen når den er full, og planen bytter bare når dere selv trykker.

Flytt fra et annet system

Under Bordreservasjon › Innstillinger henter dere inn reservasjonene fra en fil fra resOS, DinnerBooking eller easyTable. Dere ser først hva som hentes inn; bordene finnes ut fra navnet, gjestene kommer i gjesteboken, og ingen får en e-post. Kjører dere den samme filen igjen, blir ingenting lagt til på toppen. Hele reservasjonsboken kan også hentes ut som en fil.

Depositum og gebyr ved uteblivelse

Under Serveringer velger dere for hver servering om gjesten skal betale et depositum når de reserverer, eller legge igjen et kort som bare belastes ved uteblivelse. Beløpet gjelder per person eller per reservasjon og kan gjelde bare fra et bestemt antall gjester. Butikken må være koblet til Stripe før en servering kan be om penger.

Avbestillingsfristen kan være alltid gratis, fra 2 timer til 14 dager før, eller aldri. Gjesten ser beløpet og regelen på reservasjonssiden og i bekreftelsen. Avbestiller gjesten før fristen, refunderes depositumet automatisk, og kortet belastes ikke; avbestiller gjesten etter fristen, beholder dere depositumet, eller gebyret belastes. Markerer dere en gjest som uteblitt, belastes gebyret på kortet. Avbestiller dere bordet selv, refunderes det alltid, og angrer dere en uteblivelse, går et belastet gebyr tilbake.

Mens gjesten betaler, holdes bordet av i 30 minutter. Betaler gjesten ikke, blir bordet gitt videre, og reservasjonen teller ikke med i planen. På kveldens liste står det hva som er betalt eller belastet; med Refunder gir eieren pengene tilbake, og et kort som avviste gebyret, kan prøves igjen med Trekk gebyret igjen.

Store selskaper

Under Bordreservasjon › Innstillinger kan dere ta imot forespørsler fra selskaper som er større enn serveringene deres tar imot på nett, og angi hvor mange gjester en forespørsel kan gjelde. Gjesten sender da en forespørsel fra reservasjonssiden med dag, ønsket tid, antall og en beskjed. En forespørsel holder av intet bord og teller ikke med i planen før dere har sagt ja.

Forespørslene står under Reservasjoner. Med Godta velger dere tid og bord — er kvelden full, sier systemet fra, og dere kan godta likevel — og gjesten får en vanlig bekreftelse. Med Avvis kan dere skrive noen få ord som gjesten får med i e-posten. Er det ikke svart når kvelden begynner, blir forespørselen lukket, og gjesten får beskjed.

Betalingslenke for telefonreservasjoner

Tar dere en telefonreservasjon på en servering med depositum eller gebyr, kan dere sende gjesten en betalingslenke på e-post i stedet for å reservere uten betaling. Dere velger hvor lenge gjesten har på seg til å betale — 1, 6 eller 24 timer, men aldri lenger enn til bordet. Lenken åpner gjestens egen reservasjonsside, der de betaler. Betaler gjesten ikke i tide, blir bordet gitt videre, og både gjesten og dere får beskjed. En betalingslenke krever gjestens e-postadresse og kan ikke sendes til en walk-in.

Gjestenes vurdering

Under Bordreservasjon › Innstillinger slår dere på «Spør gjestene hvordan det var» og velger om gjesten skal spørres 2 timer etter bordet eller neste morgen kl. 10. Bare gjester dere har markert som kommet, satt til bords eller gått, blir spurt, og bare én gang. E-posten har en skala fra 1 til 5, og gjesten kan også gi karakter for maten, servicen, stemningen og prisen og skrive en kommentar.

Gjesten kan svare i 30 dager og rette svaret sitt i 24 timer. Svarene står på kveldens liste, i gjesteboken og i rapporten under Gjestenes vurdering. Gir en gjest 2 eller mindre, får eieren og lederne en e-post samme dag, og har gjesten sagt ja til et svar, kan dere skrive tilbake med Svar gjesten.

Beskjeder og dagens oversikt

Under Bordreservasjon › Innstillinger velger hver ansatt i Dine beskjeder hva de vil ha beskjed om — nye reservasjoner, avbestillinger og forespørsler fra store selskaper — og hvordan: på e-post, som push-varsel på enheten de slår det på på, eller begge deler. Beskjedene kan begrenses til selskaper på 4, 6, 8, 10 eller 12 gjester eller flere og til avbestillinger innen 2, 6, 24 eller 48 timer før bordet, og hver enkelt velger om de også vil høre om reservasjoner en kollega har laget. Ingen får beskjed om noe de selv har gjort, og regnskapsføreren får ingen beskjeder om gjester.

Dagens oversikt er en e-post om morgenen på dagene det er reservasjoner, på det tidspunktet den ansatte velger mellom kl. 6 og 12: hvor mange som kommer, fordelt på serveringer og timer, og hva som må være på plass før døren åpner.

Uten forbindelse

Dashbordet lagrer den siste utgaven av kveldene en ansatt har hatt åpne, på enheten. Faller forbindelsen ut, åpner Reservasjoner med den lagrede listen og viser når den er fra. Alt som endrer noe, er skjult mens forbindelsen er borte, så to ansatte ikke flytter det samme selskapet hver sin vei — men listen kan leses og skrives ut, og den henter seg selv igjen så snart forbindelsen er tilbake. Logger man ut, blir den lagrede listen slettet fra enheten.

Reservasjonssiden på deres egen nettside

Den samme linjen som setter gavekortet på nettsiden deres, kan også åpne reservasjonssiden. Sett data-booking på en lenke eller en knapp, så åpner bordreservasjonen seg oppå deres egen side — med data-locale på gjestens språk. Ber serveringen om et depositum, bytter nettleseren over til Stripe når gjesten betaler, akkurat som ved et gavekort. Skal knappen i hjørnet ikke selge gavekort, slår data-button="off" den av.

<script src="https://shop.kuvert.dk/embed.js" data-slug="dit-butiksnavn" data-button="off"></script>

<a href="/bord" data-kuvert-open data-booking>Book bord</a>