Bordreservasjon

1. 01Gå til Bordreservasjon › Innstillinger i dashbordet, og slå på bordreservasjon.
2. 02Opprett en servering under Serveringer, for eksempel middag tirsdag til lørdag fra 17.30 til 23.00.
3. 03Opprett lokalene og bordene deres under Bord.
4. 04Del lenken til reservasjonssiden. Den står under Innstillinger når bordreservasjon er slått på.

En servering er de dagene og det tidsrommet dere tar imot gjester: hvor ofte det er en tid, hvor lenge et bord er opptatt, og når det siste bordet kan reserveres. Et selskap på seks kan få lengre tid enn et bord for to. Tak for antall reservasjoner og gjester settes per servering eller per tid, og det samme gjør hvor kort tid før gjesten senest kan reservere. Hvor langt frem gjestene kan reservere, setter dere under Innstillinger.

Stengte dager setter dere opp under Stengte dager: en hel dag, en ferie eller et tidsrom, for eksempel personalmøtet tirsdag fra 17 til 18. En spesiell dag, for eksempel julaften, kan få sin egen servering som erstatter den vanlige.

Hvert bord har et navn, hvor få og hvor mange det kan ta, og lokalet det står i. Bord som kan skyves sammen, oppretter dere som en kombinasjon. Et bord eller et lokale kan være «bare dere»: det kan ikke reserveres på nett, men dere kan fortsatt sette gjester ved det.

Under Bord tegner dere også planen: dra bordene dit de står, eller velg et bord og flytt det med piltastene. Et bords størrelse kommer av hvor mange det kan ta; dere velger bare om det er rundt eller avlangt, og om det er dreid. Planen lagres først når dere trykker Lagre plan, og to bord oppå hverandre kan ikke lagres.

Gjesten velger dag og antall og ser tidene der det er et bord. Systemet gir dem det minste bordet som passer; står det like store bord i flere lokaler, får de et i lokalet dere bruker først. Bekreftelsen kommer på e-post med en lenke til gjestens egen side, der bordet kan flyttes eller avbestilles.

Dere kan stille opptil 10 spørsmål som gjesten svarer på når de reserverer: en linje tekst, et valg mellom noen alternativer eller et felt å krysse av i. Et spørsmål kan høre til bestemte serveringer, for eksempel «Lagnavn» bare ved torsdagens quiz, eller stilles ved alle. Svaret lagres sammen med spørsmålet slik det lød, så et spørsmål kan rettes eller fjernes uten å endre gamle reservasjoner.

Er tiden tatt, kan gjesten skrive seg på ventelisten. Blir et bord ledig, får den neste i køen som bordet passer for, en e-post med en lenke for å reservere det. Bordet holdes ikke av, og den første som reserverer, får det. Men i 30 minutter får ingen andre på ventelisten e-post om det samme bordet. Ventelisten står på kveldens liste, og med Reserver skriver dere inn gjesten uten å taste inn opplysningene på nytt.

Under Innstillinger velger dere når gjesten får en påminnelse før bordet, og om gjestene skal bes bekrefte én, to eller tre dager før. En gjest som ikke svarer, mister ikke bordet sitt. Dere ser bare hvem som har bekreftet, og kan ringe resten.

Reservasjoner viser kvelden på tre måter: som en liste med allergier og notater ved navnet, bordene på en tidslinje, og på planen, der hvert bord sier om det er ledig, reservert, får gjester innen en time, eller om gjestene har kommet. Fra listen markerer dere at gjestene har kommet, satt seg til bords, gått eller uteblitt, og med Flytt gir dere et selskap en annen tid, dag eller andre bord.

Telefonreservasjoner og walk-ins skrives inn med Ny reservasjon. Sier systemet at tiden er full eller at bordet er for lite, er det en advarsel dere kan reservere forbi. Hvorfor fullt? viser for en dag og et antall hvilke tider en gjest på nett ville fått avvist, og hvorfor.

Hver gjest som reserverer, kommer i gjesteboken under Gjester med besøk, uteblivelser, neste bord, allergier og notatene deres. En gjest kan få en advarsel som står ved navnet på kveldens liste. Ber en gjest om å bli slettet, sletter dere dem fra profilen når de ikke har et bord til gode.

Prisene er eks. mva., og alt er med i alle planer. En reservasjon teller når den ikke er avbestilt eller avvist (en uteblivelse teller med), og den teller i den måneden kvelden ligger i. Får dere flere reservasjoner enn planen rommer, blir ingen gjest avvist: når måneden er 80 % full, får eieren en e-post, og igjen når den er full, og planen endres bare når dere selv trykker.

Under Bordreservasjon › Innstillinger henter dere inn reservasjonene fra en fil fra resOS, DinnerBooking eller easyTable. Dere ser først hva som hentes inn; bordene finnes ut fra navnet, gjestene kommer i gjesteboken, og ingen får en e-post. Kjører dere den samme filen igjen, blir ingenting lagt til på toppen. Hele reservasjonsboken kan også hentes ut som en fil.

Under Serveringer velger dere for hver servering om gjesten skal betale et depositum når de reserverer, eller legge igjen et kort som bare belastes ved uteblivelse. Beløpet gjelder per person eller per reservasjon og kan gjelde bare fra et bestemt antall gjester. Butikken må være koblet til Stripe før en servering kan be om penger.

Avbestillingsfristen kan være alltid gratis, fra 2 timer til 14 dager før, eller aldri. Gjesten ser beløpet og regelen på reservasjonssiden og i bekreftelsen. Avbestiller gjesten før fristen, refunderes depositumet automatisk, og kortet belastes ikke; avbestiller gjesten etter fristen, beholder dere depositumet, eller gebyret belastes. Markerer dere en gjest som uteblitt, belastes gebyret på kortet. Avbestiller dere bordet selv, refunderes det alltid, og angrer dere en uteblivelse, går et belastet gebyr tilbake.

Mens gjesten betaler, holdes bordet av i 30 minutter. Betaler gjesten ikke, blir bordet gitt videre, og reservasjonen teller ikke med i planen. På kveldens liste står det hva som er betalt eller belastet; med Refunder gir eieren pengene tilbake, og et kort som avviste gebyret, kan prøves igjen med Trekk gebyret igjen.

Under Bordreservasjon › Innstillinger kan dere ta imot forespørsler fra selskaper som er større enn serveringene deres tar imot på nett, og angi hvor mange gjester en forespørsel kan gjelde. Gjesten sender da en forespørsel fra reservasjonssiden med dag, ønsket tid, antall og en beskjed. En forespørsel holder av intet bord og teller ikke med i planen før dere har sagt ja.

Forespørslene står under Reservasjoner. Med Godta velger dere tid og bord. Er kvelden full, sier systemet fra, og dere kan godta likevel. Gjesten får en vanlig bekreftelse. Med Avvis kan dere skrive noen ord som gjesten får med i e-posten. Er det ikke svart når kvelden begynner, blir forespørselen lukket, og gjesten får beskjed.

Tar dere en telefonreservasjon på en servering med depositum eller gebyr, kan dere sende gjesten en betalingslenke på e-post i stedet for å reservere uten betaling. Dere velger hvor lenge gjesten har på seg til å betale: 1, 6 eller 24 timer, men aldri lenger enn til bordet. Lenken åpner gjestens egen reservasjonsside, der de betaler. Betaler ikke gjesten i tide, blir bordet gitt videre, og både gjesten og dere får beskjed. En betalingslenke krever gjestens e-postadresse og kan ikke sendes til en walk-in.

Under Bordreservasjon › Innstillinger slår dere på «Spør gjestene hvordan det var» og velger om gjesten skal spørres 2 timer etter bordet eller neste morgen kl. 10. Bare gjester dere har markert som kommet, satt til bords eller gått, blir spurt, og bare én gang. E-posten har en skala fra 1 til 5, og gjesten kan også gi karakter for maten, servicen, stemningen og prisen og skrive en kommentar.

Gjesten kan svare i 30 dager og rette svaret sitt i 24 timer. Svarene står på kveldens liste, i gjesteboken og i rapporten under Gjestenes vurdering. Gir en gjest 2 eller mindre, får eieren og lederne en e-post samme dag, og har gjesten sagt ja til et svar, kan dere skrive tilbake med Svar gjesten.

Under Bordreservasjon › Innstillinger velger hver ansatt i Dine beskjeder hva de vil ha beskjed om (nye reservasjoner, avbestillinger og forespørsler fra store selskaper), og hvordan: på e-post, som push-varsel på enheten de slår det på på, eller begge deler. Beskjedene kan begrenses til selskaper på 4, 6, 8, 10 eller 12 gjester eller flere og til avbestillinger innen 2, 6, 24 eller 48 timer før bordet, og hver enkelt velger om de også vil høre om reservasjoner en kollega har laget. Ingen får beskjed om noe de selv har gjort, og bokholderen får ingen beskjeder om gjester.

Dagens oversikt er en e-post om morgenen på dagene det er reservasjoner, på det tidspunktet den ansatte velger mellom kl. 6 og 12: hvor mange som kommer, fordelt på serveringer og timer, og hva som må være på plass før døren åpner.

Dashbordet lagrer den siste utgaven av kveldene en ansatt har hatt åpne, på enheten. Faller forbindelsen ut, åpner Reservasjoner med den lagrede listen og viser når den er fra. Alt som endrer noe, er skjult mens forbindelsen er borte, så to ansatte ikke flytter det samme selskapet hver sin vei. Men listen kan leses og skrives ut, og den oppdaterer seg selv så snart forbindelsen er tilbake. Logger man ut, blir den lagrede listen slettet fra enheten.

Den samme linjen som setter gavekortet på nettsiden deres, kan også åpne reservasjonssiden. Sett data-booking på en lenke eller en knapp, så åpner bordreservasjonen seg oppå deres egen side, og data-locale bestemmer gjestens språk. Ber serveringen om et depositum, bytter nettleseren over til Stripe når gjesten betaler, akkurat som ved et gavekort. Skal ikke knappen i hjørnet selge gavekort, slår data-button="off" den av.

<script src="https://shop.kuvert.dk/embed.js" data-slug="dit-butiksnavn" data-button="off"></script>

<a href="/bord" data-kuvert-open data-booking>Book bord</a>

Uten en dato åpner reservasjonssiden på den første dagen med et ledig bord, også når den ligger måneder fram. Har dere bare åpent bestemte kvelder, kan knappen velge kvelden selv: data-date="2026-11-06" åpner på den dagen, og data-event ved siden av data-booking åpner på kvelden til det arrangementet. data-event="next" er deres neste. Finnes det ingen dag som kan bookes, fordi dere har slått på bordreservasjon uten en servering eller et bord, viser butikken ikke «Bestill bord», og deres egen side kan gjøre det samme: tableBookingNextDate på GET /v1/merchants/{slug} er da null.

<a href="/bord" data-kuvert-open data-booking data-event="next">Book bord</a>
<a href="/bord" data-kuvert-open data-booking data-date="2026-11-06">Book bord 6. november</a>

En nattklubb selger ikke et bord klokken 19.30. Den selger kvelden. Velg «Nattklubb» under Bordreservasjon › Innstillinger, så viser reservasjonssiden de kommende kveldene deres og bordpakkene til hver av dem i stedet for tider, serveringer og bord. Oppsettet for restauranten blir lagret hvis dere bytter tilbake.

En bordpakke er en billettype for mer enn én person på et arrangement, for eksempel «Losje til 6» eller «Bord ved baren». Gjesten velger kvelden og pakken på reservasjonssiden og betaler på arrangementets side. Alle ved bordet kommer inn på én billett, og et beløp til baren blir utstedt som et gavekort. Faste kvelder lager dere som en serie, og pakkene følger med til hver kveld. Selger en kveld både billetter og bord, viser arrangementets side dem hver for seg under «Billetter» og «Bord», og siden åpner på billettene. Deres egen nettside kan ha en knapp til hver: data-view="tickets" ved siden av data-event åpner billettene, og data-view="tables" åpner bordene.

Bordpakker for nattklubber er gratis, og det finnes ingen månedlig plan. Dere betaler bare gebyret pr. solgte pakke, akkurat som for en billett: ett ekspedisjonsgebyr pr. pakke og ikke pr. gjest. En restaurant på en betalt plan bytter først til Gratis og kan deretter velge Nattklubb.

Et bord på gjestelisten uten betaling utsteder dere selv som billetter fra arrangementet. Reservasjonssiden selger bare pakker som koster noe. Ellers ville et gratis bord på nett være restaurantens bordreservasjon uten plan.

Deres egen nettside kan hente kveldene og pakkene fra GET /v1/merchants/{slug}/table-nights: navn, pris, antall personer, beløp til baren, hvor mange som er igjen, og om pakken kan bestilles akkurat nå. Arrangementets egen side (GET /v1/merchants/{slug}/events/{event}) merker de samme prisene med tablePackage. Velger gjesten bordet på kartet (picksTable), er det bordet som bestemmer hvor mange dere er: tableSeats gir det minste og det største bordet, for eksempel 4 og 10 personer, og tablesFree hvor mange bord som er ledige. Sett «Bestill bord» ved hver kveld med data-booking og data-event. I nattklubbmodus er tableBookingNextDate den neste kvelden med en pakke igjen, og null når alt er solgt. Slår dere av bordreservasjon, forsvinner tableBooking fra bedriften, listen blir tom, og pakkene selges ikke lenger på arrangementets side. Billettene selges fortsatt.

<a href="/bord" data-kuvert-open data-booking data-event="vortex-dimension">Book bord</a>

På billettypen skriver dere hva pakken inneholder, én ting pr. linje, for eksempel «1 × Grey Goose 70 cl». Listen står ved pakken, på billetten, i bekreftelsen og i døra når bordet blir skannet. Den koster ikke noe ekstra: prisen og beløpet til baren er det gjesten betaler for.

Velger gjesten selv hvor mange de er, kan dere sette et minste antall, for eksempel «Losje til 6–10». Et mindre selskap kan ikke kjøpe losjen. Under «Bordet holdes til» skriver dere et klokkeslett, for eksempel 00:30. Det står på billetten, og på dørlisten står bordet som forsinket hvis ingen har kommet innen da. Det er døra som bestemmer hvem som får et forsinket bord. Kuvert frigir det ikke av seg selv.

Under Arrangementer › Mer › Bord i kveld står alle kveldens bord: navnet, pakken, hvor mange som har kommet, hvor lenge bordet holdes, og hva som er igjen av beløpet til baren. Når et bord blir skannet, kommer hele selskapet inn. Står det bare fire av seks der, retter døra tallet, og de to siste kommer inn på den samme billetten senere.

Har kvelden en aldersgrense, står det ved hver pakke at alle ved bordet må være fylt 18 og vise legitimasjon med bilde i døra. Kuvert kontrollerer ingens alder. Det gjør døra, som ved all servering.

Under Bordreservasjon › Bord tegner dere klubbens losjer og bord med navn og plass på planen, akkurat som en restaurant. På en bordpakke velger dere hvilke av dem pakken selges fra, for eksempel Losje 1–4. Hver reservasjon får den første ledige, og bekreftelsen, billetten og døra sier hvilken.

Er alle de valgte bordene tatt, selges pakken videre uten et navngitt bord til pakkens eget antall er nådd. Sett antallet til det samme som antallet bord hvis det skal stemme. Under Bord i kveld kan døra flytte et selskap til et annet ledig bord i pakken.

Første gang dere slår på bordreservasjon, starter den i testmodus. Gjester kan ikke se den: reservasjonssiden, «Bestill bord» på butikksiden deres og feltene nettsiden deres henter fra Kuvert, er skjult. Bordpakker dere lager i mellomtiden, vises ikke på kvelden, heller ikke på en kveld som allerede selger billetter. Dere, teamet deres og Kuvert ser alt sammen når dere er logget inn.

Åpne reservasjonssiden og kveldene slik gjesten vil se dem, og testbestill en pakke. En testbestilling koster ingenting: dere får den ekte billetten, bekreftelsen og kortet til telefonen, og døra kan skanne den. Alt er merket TEST. Den telles ikke med i salen, i rapportene, i regnskapet eller i utbetalingene, og det sendes ingen webhooks for den. Under Bordreservasjon › Innstillinger sletter dere alle testbestillinger med ett trykk.

Når alt er som det skal være, trykker dere «Åpne bordreservasjon for gjester». Kuvert viser først hva som mangler, og hva som blir synlig. Vil dere bygge om senere, setter dere den i testmodus igjen. Ingenting blir slettet, og pakkene som allerede selger, fortsetter å selge.

Under Bordreservasjon › Sett opp bord setter dere opp klubbens bord i fem trinn: tegn klubben, lag bordpakkene, velg kveldene, sett prisene, og prøv det ut. Så lenge bordreservasjonen er i testmodus, kan ingen gjest se noe av det.

1. 01Tegn klubben. Start fra «Klubb i en lang sal», «Liten bar» eller «Stor klubb med VIP-område», og flytt og gi bordene nye navn. Dansegulv, bar, DJ, scene, inngang og trapp tegnes på planen, så gjesten kan se hva et bord står ved. De kan ikke bestilles.
2. 02Lag bordpakkene én gang: navn, hva som er med, beløp til baren, hvor lenge bordet holdes, og prisen på en vanlig kveld. Kuvert foreslår tre å starte fra.
3. 03Velg kveldene. Sett pakkene på en serie, så følger de med til hver kveld serien åpner, eller på enkeltkvelder.
4. 04Sett prisene. En kveld kan bruke pakkens pris, legge en prosent eller et beløp på toppen eller ha sin egen pris. Et tillegg for spesialkvelder setter dere én gang, f.eks. +25 %. En kveld dere oppretter selv, er merket «Spesialkveld» fra start; en kveld fra en serie er en vanlig kveld. Kveldens egen pris går foran tillegget, og prisen er alltid i hele kroner.
5. 05Prøv det ut. Se kvelden slik gjesten ser den, testbestill en pakke, og trykk «Åpne bordreservasjon for gjester».

En pakke er den samme på alle bord. Gjesten velger et bord på klubbens kart og en pakke til det, og bordet bestemmer hvor mange som kommer inn: et bord til seks er seks gjester, uansett pakke. Prisen er per bord.

Retter dere en pakke, følger alle kommende kvelder med som ikke har solgt den ennå. En kveld som har solgt pakken, beholder den slik den var, så ingen gjests bord endrer seg etterpå. Tar dere en pakke ut av salg, forsvinner den fra kveldene som ikke har solgt den. En pakke som aldri har vært på en kveld, slettes helt.

Det holdes ikke av noe bord mens gjesten betaler. Den som betaler først, får bordet. Har noen andre betalt for det samme bordet først, får gjesten et annet ledig bord som er minst like stort. Er det ikke flere bord, er kvelden utsolgt, og pengene betales tilbake automatisk.

Nettsiden deres kan tegne det samme kartet fra GET /v1/merchants/{slug}/events/{event}/plan: rommene, hva som står i dem, og hvert bord med antall plasser, plass på planen og om det er ledig eller solgt. Det står ingenting om hvem som har kjøpt et bord. Kartet finnes bare for en kveld med bordpakker, og ikke mens bordreservasjonen er i testmodus.