Bordbooking

Slå det til

1. 01Gå til Bordbooking › Indstillinger i dashboardet, og slå bordbooking til.
2. 02Opret en servering under Serveringer — fx middag tirsdag til lørdag fra 17.30 til 23.00.
3. 03Opret jeres lokaler og borde under Borde.
4. 04Del linket til bookingsiden — det står under Indstillinger, når bordbooking er slået til.

Serveringer og lukkedage

En servering er de dage og det tidsrum, I tager imod gæster: hvor ofte der er en tid, hvor længe et bord er optaget, og hvornår det sidste bord kan bookes. Et selskab på seks kan få længere tid end et bord til to. Lofter over antal bookinger og gæster sættes pr. servering eller pr. tid, og det samme gør, hvor kort tid før gæsten senest kan booke. Hvor langt frem gæsterne kan booke, sætter I under Indstillinger.

Lukkedage sætter I under Lukkedage: en hel dag, en ferie eller et tidsrum — personalemødet tirsdag fra 17 til 18. En særlig dag, fx juleaften, kan få sin egen servering, der erstatter den almindelige.

Borde og planen

Hvert bord har et navn, hvor få og hvor mange det kan tage, og det lokale, det står i. Borde, der kan skubbes sammen, opretter I som en kombination. Et bord eller et lokale kan være «kun jer»: det kan ikke bookes online, men I kan stadig sætte gæster ved det.

Under Borde tegner I også planen: træk bordene derhen, hvor de står, eller vælg et bord og flyt det med piletasterne. Et bords størrelse kommer af, hvor mange det kan tage; I vælger kun, om det er rundt eller aflangt, og om det er drejet. Planen gemmes først, når I trykker Gem plan, og to borde oven i hinanden kan ikke gemmes.

Sådan booker gæsten

Gæsten vælger dag og antal og ser de tider, hvor der er et bord. Systemet giver dem det mindste bord, der passer; står der lige store borde i flere lokaler, får de et i det lokale, I bruger først. Bekræftelsen kommer på mail med et link til gæstens egen side, hvor bordet kan flyttes eller aflyses.

I kan stille op til 10 spørgsmål, gæsten svarer på, når de booker: en linje tekst, et valg mellem nogle muligheder eller et felt at sætte kryds i. Svaret gemmes sammen med spørgsmålet, som det lød, så et spørgsmål kan rettes eller fjernes uden at ændre gamle bookinger.

Er tiden taget, kan gæsten skrive sig på ventelisten. Bliver et bord ledigt, får den næste i køen, som bordet passer til, en mail med et link til at booke det. Bordet holdes ikke — den første, der booker, får det — men i 30 minutter bliver ingen andre på ventelisten skrevet til om det samme bord. Ventelisten står på aftenens liste, og med Book skriver I gæsten ind uden at taste dem igen.

Påmindelser og bekræftelse

Under Indstillinger vælger I, hvornår gæsten får en påmindelse før bordet, og om gæsterne skal bedes bekræfte en, to eller tre dage før. En gæst, der ikke svarer, mister ikke sit bord — I ser bare, hvem der har bekræftet, og kan ringe til resten.

Aftenen

Bookinger viser aftenen tre måder: som en liste med allergier og noter ved navnet, bordene på en tidslinje, og på planen, hvor hvert bord siger, om det er ledigt, booket, får gæster inden for en time, eller om gæsterne er kommet. Fra listen markerer I, at gæsterne er kommet, sat til bords, gået eller udeblevet, og med Flyt giver I et selskab en anden tid, dag eller andre borde.

Telefonbookinger og walk-ins skrives ind med Ny booking. Siger systemet, at tiden er fuld, eller at bordet er for lille, er det en advarsel, I kan booke forbi. Hvorfor fuldt? viser for en dag og et antal, hvilke tider en gæst online ville få afvist, og hvorfor.

Gæstebogen

Hver gæst, der booker, kommer i gæstebogen under Gæster med besøg, udeblivelser, næste bord, allergier og jeres noter. En gæst kan få en advarsel, der står ved navnet på aftenens liste. Beder en gæst om at blive slettet, sletter I dem fra profilen, når de ikke har et bord til gode.

Planer

Priserne er ekskl. moms, og alt er med i alle planer. En booking tæller, når den ikke er aflyst eller afvist — en udeblivelse tæller med — og den tæller i den måned, aftenen ligger i. Får I flere bookinger, end planen rummer, bliver ingen gæst afvist: når måneden er 80 % fyldt, får ejeren en mail, og igen når den er fuld, og planen skifter kun, når I selv trykker.

Flyt fra et andet system

Under Bordbooking › Indstillinger henter I bookingerne ind fra en fil fra resOS, DinnerBooking eller easyTable. I ser først, hvad der bliver hentet ind; bordene findes ud fra navnet, gæsterne kommer i gæstebogen, og ingen får en mail. Kører I den samme fil igen, bliver der ikke lagt noget oveni. Hele dagbogen kan også hentes ud som en fil.

Depositum og gebyr ved udeblivelse

Under Serveringer vælger I for hver servering, om gæsten skal betale et depositum, når de booker, eller lægge et kort, der kun trækkes ved udeblivelse. Beløbet gælder pr. person eller pr. booking og kan gælde kun fra et bestemt antal gæster. Butikken skal være forbundet til Stripe, før en servering kan bede om penge.

Aflysningsfristen kan være altid gratis, fra 2 timer til 14 dage før, eller aldrig. Gæsten ser beløbet og reglen på bookingsiden og i bekræftelsen. Aflyser gæsten inden fristen, refunderes depositummet automatisk, og kortet trækkes ikke; aflyser gæsten efter fristen, beholder I depositummet, eller gebyret trækkes. Markerer I en gæst som udeblevet, trækkes gebyret på kortet. Aflyser I selv bordet, refunderes der altid, og fortryder I en udeblivelse, går et trukket gebyr tilbage.

Mens gæsten betaler, holdes bordet i 30 minutter. Betaler gæsten ikke, bliver bordet givet videre, og bookingen tæller ikke med i planen. På aftenens liste står, hvad der er betalt eller trukket; med Refundér giver ejeren pengene tilbage, og et kort, der afviste gebyret, kan prøves igen med Træk gebyret igen.

Store selskaber

Under Bordbooking › Indstillinger kan I tage imod forespørgsler fra selskaber, der er større, end jeres serveringer tager imod online, og sætte, hvor mange gæster en forespørgsel må gælde. Gæsten sender så en forespørgsel fra bookingsiden med dag, ønsket tid, antal og en besked. En forespørgsel holder intet bord og tæller ikke med i planen, før I har sagt ja.

Forespørgslerne står under Bookinger. Med Accepter vælger I tid og borde — er aftenen fuld, siger systemet det, og I kan acceptere alligevel — og gæsten får en almindelig bekræftelse. Med Afvis kan I skrive et par ord, som gæsten får med i mailen. Er der ikke svaret, når aftenen begynder, bliver forespørgslen lukket, og gæsten får besked.

Betalingslink til telefonbookinger

Tager I en telefonbooking på en servering med depositum eller gebyr, kan I sende gæsten et betalingslink på mail i stedet for at booke uden betaling. I vælger, hvor længe gæsten har til at betale — 1, 6 eller 24 timer, men aldrig længere end til bordet. Linket åbner gæstens egen bookingside, hvor de betaler. Betaler gæsten ikke i tide, bliver bordet givet videre, og både gæsten og I får besked. Et betalingslink kræver gæstens mailadresse og kan ikke sendes til en walk-in.

Gæsternes vurdering

Under Bordbooking › Indstillinger slår I «Spørg gæsterne, hvordan det var» til og vælger, om gæsten skal spørges 2 timer efter bordet eller næste morgen kl. 10. Kun gæster, I har markeret som kommet, sat til bords eller gået, bliver spurgt, og kun én gang. Mailen har en skala fra 1 til 5, og gæsten kan også give karakter for maden, servicen, stemningen og prisen og skrive en kommentar.

Gæsten kan svare i 30 dage og rette sit svar i 24 timer. Svarene står på aftenens liste, i gæstebogen og i rapporten under Gæsternes vurdering. Giver en gæst 2 eller mindre, får ejeren og lederne en mail samme dag, og har gæsten sagt ja til et svar, kan I skrive tilbage med Svar gæsten.

Beskeder og dagens overblik

Under Bordbooking › Indstillinger vælger hver medarbejder i Dine beskeder, hvad de vil have besked om — nye bookinger, aflysninger og forespørgsler fra store selskaber — og hvordan: på mail, som push på den enhed, de slår det til på, eller begge dele. Beskederne kan begrænses til selskaber på 4, 6, 8, 10 eller 12 gæster eller flere og til aflysninger inden for 2, 6, 24 eller 48 timer før bordet, og hver vælger, om de også vil høre om bookinger, en kollega har lavet. Ingen får besked om noget, de selv har gjort, og bogholderen får ingen beskeder om gæster.

Dagens overblik er en mail om morgenen på de dage, hvor der er bookinger, på det tidspunkt medarbejderen vælger mellem kl. 6 og 12: hvor mange der kommer, fordelt på serveringer og timer, og hvad der skal være styr på, før døren åbner.

Uden forbindelse

Dashboardet gemmer den seneste udgave af de aftener, en medarbejder har haft åbne, på enheden. Falder forbindelsen, åbner Bookinger med den gemte liste og skriver, hvornår den er fra. Alt, der ændrer noget, er skjult, mens forbindelsen er væk, så to medarbejdere ikke flytter det samme selskab hver sin vej — men listen kan læses og printes, og den henter sig selv igen, så snart forbindelsen er tilbage. Logger man ud, bliver den gemte liste slettet fra enheden.

Bookingsiden på jeres egen hjemmeside

Den samme linje, der sætter gavekortet på jeres hjemmeside, kan også åbne bookingsiden. Sæt data-booking på et link eller en knap, så åbner bordbookingen oven på jeres egen side — med data-locale på gæstens sprog. Beder serveringen om et depositum, skifter browseren over til Stripe, når gæsten betaler, ligesom ved et gavekort. Skal knappen i hjørnet ikke sælge gavekort, slår data-button="off" den fra.

<script src="https://shop.kuvert.dk/embed.js" data-slug="dit-butiksnavn" data-button="off"></script>

<a href="/bord" data-kuvert-open data-booking>Book bord</a>