Tischreservierung

Einschalten

1. 01Gehen Sie im Dashboard zu Tischreservierung › Einstellungen, und schalten Sie die Tischreservierung ein.
2. 02Legen Sie unter Servicezeiten eine Servicezeit an — z. B. Abendessen Dienstag bis Samstag von 17.30 bis 23.00.
3. 03Legen Sie Ihre Räume und Tische unter Tische an.
4. 04Teilen Sie den Link zur Reservierungsseite — er steht unter Einstellungen, sobald die Tischreservierung eingeschaltet ist.

Servicezeiten und Ruhetage

Eine Servicezeit sind die Tage und das Zeitfenster, in denen Sie Gäste empfangen: wie oft es eine Zeit gibt, wie lange ein Tisch belegt ist und wann der letzte Tisch reserviert werden kann. Eine Gruppe von sechs kann mehr Zeit bekommen als ein Tisch für zwei. Obergrenzen für die Zahl der Reservierungen und Gäste legen Sie pro Servicezeit oder pro Zeit fest, ebenso, wie kurzfristig ein Gast spätestens reservieren kann. Wie weit im Voraus Gäste reservieren können, legen Sie unter Einstellungen fest.

Ruhetage legen Sie unter Ruhetage fest: ein ganzer Tag, Ferien oder ein Zeitfenster — die Personalbesprechung am Dienstag von 17 bis 18 Uhr. Ein besonderer Tag, z. B. Heiligabend, kann eine eigene Servicezeit bekommen, die die übliche ersetzt.

Tische und der Plan

Jeder Tisch hat einen Namen, wie wenige und wie viele Personen er aufnehmen kann, und den Raum, in dem er steht. Tische, die zusammengeschoben werden können, legen Sie als Kombination an. Ein Tisch oder ein Raum kann «nur Sie» sein: Er kann nicht online reserviert werden, aber Sie können trotzdem Gäste daran setzen.

Unter Tische zeichnen Sie auch den Plan: Ziehen Sie die Tische dorthin, wo sie stehen, oder wählen Sie einen Tisch und verschieben Sie ihn mit den Pfeiltasten. Die Größe eines Tisches ergibt sich daraus, wie viele Personen er aufnehmen kann; Sie wählen nur, ob er rund oder länglich ist und ob er gedreht ist. Der Plan wird erst gespeichert, wenn Sie auf Plan speichern tippen, und zwei Tische übereinander lassen sich nicht speichern.

So reserviert der Gast

Der Gast wählt Tag und Personenzahl und sieht die Zeiten, zu denen es einen Tisch gibt. Das System gibt ihm den kleinsten passenden Tisch; stehen gleich große Tische in mehreren Räumen, bekommt er einen in dem Raum, den Sie zuerst belegen. Die Bestätigung kommt per E-Mail mit einem Link zur eigenen Seite des Gastes, auf der der Tisch verschoben oder storniert werden kann.

Sie können bis zu 10 Fragen stellen, die der Gast beim Reservieren beantwortet: eine Zeile Text, eine Auswahl aus einigen Möglichkeiten oder ein Feld zum Ankreuzen. Die Antwort wird zusammen mit der Frage gespeichert, wie sie lautete, sodass eine Frage geändert oder entfernt werden kann, ohne alte Reservierungen zu ändern.

Ist die Zeit vergeben, kann sich der Gast auf die Warteliste setzen. Wird ein Tisch frei, bekommt der Nächste in der Reihe, zu dem der Tisch passt, eine E-Mail mit einem Link zum Reservieren. Der Tisch wird nicht freigehalten — wer zuerst reserviert, bekommt ihn —, aber 30 Minuten lang wird niemand sonst auf der Warteliste wegen desselben Tisches angeschrieben. Die Warteliste steht auf der Liste des Abends, und mit Buchen tragen Sie den Gast ein, ohne ihn erneut einzutippen.

Erinnerungen und Bestätigung

Unter Einstellungen wählen Sie, wann der Gast vor dem Tisch eine Erinnerung bekommt und ob die Gäste einen, zwei oder drei Tage vorher um eine Bestätigung gebeten werden. Ein Gast, der nicht antwortet, verliert seinen Tisch nicht — Sie sehen nur, wer bestätigt hat, und können die anderen anrufen.

Der Abend

Reservierungen zeigt den Abend auf drei Arten: als Liste mit Allergien und Notizen neben dem Namen, die Tische auf einer Zeitleiste und auf dem Plan, auf dem jeder Tisch sagt, ob er frei ist, reserviert ist, innerhalb einer Stunde Gäste bekommt oder ob die Gäste gekommen sind. In der Liste markieren Sie, dass die Gäste gekommen sind, Platz genommen haben, gegangen oder nicht erschienen sind, und mit Verschieben geben Sie einer Gruppe eine andere Zeit, einen anderen Tag oder andere Tische.

Telefonische Reservierungen und Walk-ins tragen Sie mit Neue Reservierung ein. Sagt das System, dass die Zeit voll oder der Tisch zu klein ist, ist das eine Warnung, über die hinweg Sie reservieren können. Warum voll? zeigt für einen Tag und eine Personenzahl, welche Zeiten ein Gast online abgelehnt bekäme, und warum.

Das Gästebuch

Jeder Gast, der reserviert, kommt ins Gästebuch unter Gäste, mit Besuchen, Nichterscheinen, nächstem Tisch, Allergien und Ihren Notizen. Ein Gast kann eine Warnung bekommen, die auf der Liste des Abends neben dem Namen steht. Bittet ein Gast darum, gelöscht zu werden, löschen Sie ihn in seinem Profil, sobald er keinen Tisch mehr vor sich hat.

Tarife

Die Preise verstehen sich zzgl. MwSt., und alles ist in jedem Tarif enthalten. Eine Reservierung zählt, wenn sie nicht storniert oder abgelehnt ist — ein Nichterscheinen zählt mit — und sie zählt in dem Monat, in dem der Abend liegt. Bekommen Sie mehr Reservierungen, als der Tarif umfasst, wird kein Gast abgewiesen: Ist der Monat zu 80 % gefüllt, bekommt der Inhaber eine E-Mail, und noch einmal, wenn er voll ist, und der Tarif wechselt nur, wenn Sie selbst tippen.

Von einem anderen System wechseln

Unter Tischreservierung › Einstellungen holen Sie die Reservierungen aus einer Datei von resOS, DinnerBooking oder easyTable herein. Sie sehen zuerst, was eingelesen wird; die Tische werden über den Namen gefunden, die Gäste kommen ins Gästebuch, und niemand bekommt eine E-Mail. Lesen Sie dieselbe Datei noch einmal ein, kommt nichts doppelt hinzu. Das ganze Reservierungsbuch lässt sich auch als Datei herunterladen.

Anzahlung und No-Show-Gebühr

Unter Servicezeiten wählen Sie für jede Servicezeit, ob der Gast bei der Reservierung eine Anzahlung zahlt oder eine Karte hinterlegt, die nur bei Nichterscheinen belastet wird. Der Betrag gilt pro Person oder pro Reservierung und kann erst ab einer bestimmten Gruppengröße gelten. Der Shop muss mit Stripe verbunden sein, bevor eine Servicezeit Geld verlangen kann.

Die Stornofrist kann immer kostenlos sein, von 2 Stunden bis 14 Tage vorher reichen oder nie gelten. Der Gast sieht Betrag und Regel auf der Reservierungsseite und in der Bestätigung. Storniert der Gast vor der Frist, wird die Anzahlung automatisch erstattet, und die Karte wird nicht belastet; storniert der Gast nach der Frist, behalten Sie die Anzahlung, oder die Gebühr wird belastet. Markieren Sie einen Gast als nicht erschienen, wird die Gebühr der Karte belastet. Stornieren Sie den Tisch selbst, wird immer erstattet, und machen Sie ein Nichterscheinen rückgängig, geht eine bereits belastete Gebühr zurück.

Während der Gast zahlt, wird der Tisch 30 Minuten freigehalten. Zahlt der Gast nicht, wird der Tisch freigegeben, und die Reservierung zählt nicht für den Tarif. Auf der Liste des Abends steht, was bezahlt oder belastet wurde; mit Erstatten gibt der Inhaber das Geld zurück, und eine Karte, die die Gebühr abgelehnt hat, kann mit Gebühr erneut belasten erneut versucht werden.

Große Gruppen

Unter Tischreservierung › Einstellungen können Sie Anfragen von Gruppen annehmen, die größer sind, als Ihre Servicezeiten online annehmen, und festlegen, für wie viele Gäste eine Anfrage gelten darf. Der Gast sendet dann von der Reservierungsseite eine Anfrage mit Tag, gewünschter Uhrzeit, Personenzahl und einer Nachricht. Eine Anfrage hält keinen Tisch frei und zählt nicht für den Tarif, bevor Sie zugesagt haben.

Die Anfragen stehen unter Reservierungen. Mit Annehmen wählen Sie Uhrzeit und Tische — ist der Abend voll, sagt das System es, und Sie können trotzdem annehmen — und der Gast bekommt eine gewöhnliche Bestätigung. Mit Ablehnen können Sie ein paar Worte schreiben, die der Gast in der E-Mail bekommt. Ist bis zum Beginn des Abends nicht geantwortet, wird die Anfrage geschlossen, und der Gast wird benachrichtigt.

Zahlungslink für telefonische Reservierungen

Nehmen Sie eine telefonische Reservierung für eine Servicezeit mit Anzahlung oder Gebühr an, können Sie dem Gast einen Zahlungslink per E-Mail senden, statt ohne Zahlung zu reservieren. Sie wählen, wie lange der Gast Zeit zum Zahlen hat — 1, 6 oder 24 Stunden, aber nie länger als bis zum Tisch. Der Link öffnet die eigene Reservierungsseite des Gastes, wo er zahlt. Zahlt der Gast nicht rechtzeitig, wird der Tisch freigegeben, und sowohl der Gast als auch Sie werden benachrichtigt. Ein Zahlungslink braucht die E-Mail-Adresse des Gastes und kann nicht an einen Walk-in gesendet werden.

Bewertungen der Gäste

Unter Tischreservierung › Einstellungen schalten Sie «Gäste fragen, wie es war» ein und wählen, ob der Gast 2 Stunden nach dem Tisch oder am nächsten Morgen um 10 Uhr gefragt wird. Nur Gäste, die Sie als angekommen, platziert oder gegangen markiert haben, werden gefragt, und nur einmal. Die E-Mail hat eine Skala von 1 bis 5, und der Gast kann auch Essen, Service, Atmosphäre und Preis bewerten und einen Kommentar schreiben.

Der Gast kann 30 Tage lang antworten und seine Antwort 24 Stunden lang korrigieren. Die Antworten stehen auf der Liste des Abends, im Gästebuch und im Bericht unter Bewertungen der Gäste. Gibt ein Gast 2 oder weniger, bekommen der Inhaber und die Leiter noch am selben Tag eine E-Mail, und hat der Gast einer Antwort zugestimmt, können Sie mit Dem Gast antworten zurückschreiben.

Benachrichtigungen und der Tagesüberblick

Unter Tischreservierung › Einstellungen wählt jeder Mitarbeiter in Ihre Benachrichtigungen, worüber er benachrichtigt werden möchte — neue Reservierungen, Stornierungen und Anfragen großer Gruppen — und wie: per E-Mail, als Push-Nachricht auf dem Gerät, auf dem er es einschaltet, oder beides. Die Benachrichtigungen lassen sich auf Gruppen ab 4, 6, 8, 10 oder 12 Gästen und auf Stornierungen innerhalb von 2, 6, 24 oder 48 Stunden vor dem Tisch beschränken, und jeder wählt, ob er auch von Reservierungen hören möchte, die ein Kollege angelegt hat. Niemand wird über etwas benachrichtigt, das er selbst getan hat, und der Buchhalter bekommt keine Benachrichtigungen über Gäste.

Der Tagesüberblick ist eine E-Mail am Morgen an Tagen mit Reservierungen, zu der Uhrzeit, die der Mitarbeiter zwischen 6 und 12 Uhr wählt: wie viele kommen, nach Servicezeiten und Stunden aufgeteilt, und was bereit sein muss, bevor die Tür aufgeht.

Ohne Verbindung

Das Dashboard speichert die neueste Fassung der Abende, die ein Mitarbeiter geöffnet hatte, auf dem Gerät. Bricht die Verbindung ab, öffnet sich Reservierungen mit der gespeicherten Liste und zeigt, von wann sie ist. Alles, was etwas ändert, ist ausgeblendet, solange die Verbindung weg ist, damit nicht zwei Mitarbeiter dieselbe Gruppe in verschiedene Richtungen verschieben — aber die Liste kann gelesen und gedruckt werden, und sie lädt sich selbst neu, sobald die Verbindung zurück ist. Beim Abmelden wird die gespeicherte Liste vom Gerät gelöscht.

Die Reservierungsseite auf Ihrer eigenen Website

Dieselbe Zeile, die den Gutschein auf Ihre Website bringt, kann auch die Reservierungsseite öffnen. Setzen Sie data-booking auf einen Link oder einen Button, dann öffnet sich die Tischreservierung über Ihrer eigenen Seite — mit data-locale in der Sprache des Gastes. Verlangt die Servicezeit eine Anzahlung, wechselt der Browser zu Stripe, wenn der Gast bezahlt, genau wie bei einem Gutschein. Soll der Button in der Ecke keine Gutscheine verkaufen, schaltet data-button="off" ihn ab.

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