# Bordbooking Gæsterne booker bord på jeres egen side, og systemet giver dem et bord, der passer. Her er, hvordan I sætter det op, og hvordan I tager imod. ## Slå det til 1. Gå til Bordbooking › Indstillinger i dashboardet, og slå bordbooking til. 2. Opret en servering under Serveringer, fx middag tirsdag til lørdag fra 17.30 til 23.00. 3. Opret jeres lokaler og borde under Borde. 4. Del linket til bookingsiden. Det står under Indstillinger, når bordbooking er slået til. > **Bemærk:** Siden viser kun tider, når der er en servering og mindst ét bord, gæster kan booke online. Mangler noget, siger Indstillinger præcis hvad. Gæster kan booke, før butikken er forbundet til Stripe. Det skal den kun være, før en servering kan bede om et depositum eller et kort til gebyr ved udeblivelse. ## Serveringer og lukkedage En servering er de dage og det tidsrum, I tager imod gæster: hvor ofte der er en tid, hvor længe et bord er optaget, og hvornår det sidste bord kan bookes. Et selskab på seks kan få længere tid end et bord til to. Lofter over antal bookinger og gæster sættes pr. servering eller pr. tid, og det samme gør, hvor kort tid før gæsten senest kan booke. Hvor langt frem gæsterne kan booke, sætter I under Indstillinger. Lukkedage sætter I under Lukkedage: en hel dag, en ferie eller et tidsrum, fx personalemødet tirsdag fra 17 til 18. En særlig dag, fx juleaften, kan få sin egen servering, der erstatter den almindelige. ## Borde og planen Hvert bord har et navn, hvor få og hvor mange det kan tage, og det lokale, det står i. Borde, der kan skubbes sammen, opretter I som en kombination. Et bord eller et lokale kan være «kun jer»: det kan ikke bookes online, men I kan stadig sætte gæster ved det. Under Borde tegner I også planen: træk bordene derhen, hvor de står, eller vælg et bord og flyt det med piletasterne. Et bords størrelse kommer af, hvor mange det kan tage; I vælger kun, om det er rundt eller aflangt, og om det er drejet. Planen gemmes først, når I trykker Gem plan, og to borde oven i hinanden kan ikke gemmes. ## Sådan booker gæsten Gæsten vælger dag og antal og ser de tider, hvor der er et bord. Systemet giver dem det mindste bord, der passer; står der lige store borde i flere lokaler, får de et i det lokale, I bruger først. Bekræftelsen kommer på mail med et link til gæstens egen side, hvor bordet kan flyttes eller aflyses. I kan stille op til 10 spørgsmål, gæsten svarer på, når de booker: en linje tekst, et valg mellem nogle muligheder eller et felt at sætte kryds i. Et spørgsmål kan høre til bestemte serveringer, fx «Holdnavn» kun ved torsdagens quiz, eller stilles ved dem alle. Svaret gemmes sammen med spørgsmålet, som det lød, så et spørgsmål kan rettes eller fjernes uden at ændre gamle bookinger. Er tiden taget, kan gæsten skrive sig på ventelisten. Bliver et bord ledigt, får den næste i køen, som bordet passer til, en mail med et link til at booke det. Bordet holdes ikke, og den første, der booker, får det. Men i 30 minutter bliver ingen andre på ventelisten skrevet til om det samme bord. Ventelisten står på aftenens liste, og med Book skriver I gæsten ind uden at taste dem igen. ## Påmindelser og bekræftelse Under Indstillinger vælger I, hvornår gæsten får en påmindelse før bordet, og om gæsterne skal bedes bekræfte en, to eller tre dage før. En gæst, der ikke svarer, mister ikke sit bord. I ser bare, hvem der har bekræftet, og kan ringe til resten. ## Aftenen Bookinger viser aftenen tre måder: som en liste med allergier og noter ved navnet, bordene på en tidslinje, og på planen, hvor hvert bord siger, om det er ledigt, booket, får gæster inden for en time, eller om gæsterne er kommet. Fra listen markerer I, at gæsterne er kommet, sat til bords, gået eller udeblevet, og med Flyt giver I et selskab en anden tid, dag eller andre borde. Telefonbookinger og walk-ins skrives ind med Ny booking. Siger systemet, at tiden er fuld, eller at bordet er for lille, er det en advarsel, I kan booke forbi. Hvorfor fuldt? viser for en dag og et antal, hvilke tider en gæst online ville få afvist, og hvorfor. ## Gæstebogen Hver gæst, der booker, kommer i gæstebogen under Gæster med besøg, udeblivelser, næste bord, allergier og jeres noter. En gæst kan få en advarsel, der står ved navnet på aftenens liste. Beder en gæst om at blive slettet, sletter I dem fra profilen, når de ikke har et bord til gode. > **Bemærk:** Gæstebogen og aftenens liste ses af ejeren, lederen og personalet. Bogholderen ser rapporten over aftenerne, men ikke gæsternes telefonnumre og allergier. ## Planer | Plan | Pris om måneden | Bookinger om måneden | | --- | --- | --- | | Gratis | 0,00 kr. | Op til 25 | | Basis | 149,00 kr. | Op til 350 | | Plus | 299,00 kr. | Op til 750 | | Ubegrænset | 449,00 kr. | Ubegrænset | Priserne er ekskl. moms, og alt er med i alle planer. En booking tæller, når den ikke er aflyst eller afvist (en udeblivelse tæller med), og den tæller i den måned, aftenen ligger i. Får I flere bookinger, end planen rummer, bliver ingen gæst afvist: når måneden er 80 % fyldt, får ejeren en mail, og igen når den er fuld, og planen skifter kun, når I selv trykker. ## Flyt fra et andet system Under Bordbooking › Indstillinger henter I bookingerne ind fra en fil fra resOS, DinnerBooking eller easyTable. I ser først, hvad der bliver hentet ind; bordene findes ud fra navnet, gæsterne kommer i gæstebogen, og ingen får en mail. Kører I den samme fil igen, bliver der ikke lagt noget oveni. Hele dagbogen kan også hentes ud som en fil. ## Depositum og gebyr ved udeblivelse Under Serveringer vælger I for hver servering, om gæsten skal betale et depositum, når de booker, eller lægge et kort, der kun trækkes ved udeblivelse. Beløbet gælder pr. person eller pr. booking og kan gælde kun fra et bestemt antal gæster. Butikken skal være forbundet til Stripe, før en servering kan bede om penge. Aflysningsfristen kan være altid gratis, fra 2 timer til 14 dage før, eller aldrig. Gæsten ser beløbet og reglen på bookingsiden og i bekræftelsen. Aflyser gæsten inden fristen, refunderes depositummet automatisk, og kortet trækkes ikke; aflyser gæsten efter fristen, beholder I depositummet, eller gebyret trækkes. Markerer I en gæst som udeblevet, trækkes gebyret på kortet. Aflyser I selv bordet, refunderes der altid, og fortryder I en udeblivelse, går et trukket gebyr tilbage. Mens gæsten betaler, holdes bordet i 30 minutter. Betaler gæsten ikke, bliver bordet givet videre, og bookingen tæller ikke med i planen. På aftenens liste står, hvad der er betalt eller trukket; med Refundér giver ejeren pengene tilbage, og et kort, der afviste gebyret, kan prøves igen med Træk gebyret igen. > **Bemærk:** Kuvert tager hverken servicegebyr eller ekspeditionsgebyr af et depositum eller et gebyr. Stripes eget kortgebyr trækkes som ved ethvert andet salg. Du bestemmer selv beløb og frist og står for reglerne over for gæsten. ## Store selskaber Under Bordbooking › Indstillinger kan I tage imod forespørgsler fra selskaber, der er større, end jeres serveringer tager imod online, og sætte, hvor mange gæster en forespørgsel må gælde. Gæsten sender så en forespørgsel fra bookingsiden med dag, ønsket tid, antal og en besked. En forespørgsel holder intet bord og tæller ikke med i planen, før I har sagt ja. Forespørgslerne står under Bookinger. Med Accepter vælger I tid og borde. Er aftenen fuld, siger systemet det, og I kan acceptere alligevel. Gæsten får en almindelig bekræftelse. Med Afvis kan I skrive et par ord, som gæsten får med i mailen. Er der ikke svaret, når aftenen begynder, bliver forespørgslen lukket, og gæsten får besked. ## Betalingslink til telefonbookinger Tager I en telefonbooking på en servering med depositum eller gebyr, kan I sende gæsten et betalingslink på mail i stedet for at booke uden betaling. I vælger, hvor længe gæsten har til at betale: 1, 6 eller 24 timer, men aldrig længere end til bordet. Linket åbner gæstens egen bookingside, hvor de betaler. Betaler gæsten ikke i tide, bliver bordet givet videre, og både gæsten og I får besked. Et betalingslink kræver gæstens mailadresse og kan ikke sendes til en walk-in. > **Bemærk:** Bestrider gæstens bank et depositum eller et gebyr, står det på bookingen, og ejeren får en mail. Mens sagen står på, og hvis I taber den, står beløbet i rapporten som bestridt af banken og kan ikke refunderes. Vinder I sagen, er bookingen, som den var. ## Gæsternes vurdering Under Bordbooking › Indstillinger slår I «Spørg gæsterne, hvordan det var» til og vælger, om gæsten skal spørges 2 timer efter bordet eller næste morgen kl. 10. Kun gæster, I har markeret som kommet, sat til bords eller gået, bliver spurgt, og kun én gang. Mailen har en skala fra 1 til 5, og gæsten kan også give karakter for maden, servicen, stemningen og prisen og skrive en kommentar. Gæsten kan svare i 30 dage og rette sit svar i 24 timer. Svarene står på aftenens liste, i gæstebogen og i rapporten under Gæsternes vurdering. Giver en gæst 2 eller mindre, får ejeren og lederne en mail samme dag, og har gæsten sagt ja til et svar, kan I skrive tilbage med Svar gæsten. > **Bemærk:** Har I lagt et link til jeres anmeldelser ind, bliver det vist til alle, der svarer, også dem, der gav en lav karakter. Google tillader ikke, at kun de tilfredse gæster bliver sendt videre til en anmeldelse. ## Beskeder og dagens overblik Under Bordbooking › Indstillinger vælger hver medarbejder i Dine beskeder, hvad de vil have besked om (nye bookinger, aflysninger og forespørgsler fra store selskaber), og hvordan: på mail, som push på den enhed, de slår det til på, eller begge dele. Beskederne kan begrænses til selskaber på 4, 6, 8, 10 eller 12 gæster eller flere og til aflysninger inden for 2, 6, 24 eller 48 timer før bordet, og hver vælger, om de også vil høre om bookinger, en kollega har lavet. Ingen får besked om noget, de selv har gjort, og bogholderen får ingen beskeder om gæster. Dagens overblik er en mail om morgenen på de dage, hvor der er bookinger, på det tidspunkt medarbejderen vælger mellem kl. 6 og 12: hvor mange der kommer, fordelt på serveringer og timer, og hvad der skal være styr på, før døren åbner. > **Bemærk:** En push-besked viser antal, tidspunkt og gæstens navn, men aldrig telefonnummer eller mail. Den er krypteret hele vejen, så browserens push-tjeneste ikke kan læse den. På en iPhone eller iPad virker push først, når Kuvert er lagt på hjemmeskærmen. ## Uden forbindelse Dashboardet gemmer den seneste udgave af de aftener, en medarbejder har haft åbne, på enheden. Falder forbindelsen, åbner Bookinger med den gemte liste og skriver, hvornår den er fra. Alt, der ændrer noget, er skjult, mens forbindelsen er væk, så to medarbejdere ikke flytter det samme selskab hver sin vej. Men listen kan læses og printes, og den henter sig selv igen, så snart forbindelsen er tilbage. Logger man ud, bliver den gemte liste slettet fra enheden. ## Bookingsiden på jeres egen hjemmeside Den samme linje, der sætter gavekortet på jeres hjemmeside, kan også åbne bookingsiden. Sæt data-booking på et link eller en knap, så åbner bordbookingen oven på jeres egen side, og data-locale sætter gæstens sprog. Beder serveringen om et depositum, skifter browseren over til Stripe, når gæsten betaler, ligesom ved et gavekort. Skal knappen i hjørnet ikke sælge gavekort, slår data-button="off" den fra. ```html Book bord ``` Uden en dato åbner bookingsiden på den første dag med et ledigt bord, også når den ligger måneder frem. Har I kun åbent på bestemte aftener, kan knappen vælge aftenen selv: data-date="2026-11-06" åbner på den dag, og data-event ved siden af data-booking åbner på det arrangements aften. data-event="next" er jeres næste. Er der ingen dag, der kan bookes, fordi I har slået bordbooking til uden en servering eller et bord, viser butikken ikke «Book et bord», og jeres egen side kan gøre det samme: tableBookingNextDate på GET /v1/merchants/{slug} er så `null`. ```html Book bord Book bord 6. november ``` ## Til natklubber: bordpakker til aftenen En natklub sælger ikke et bord klokken 19.30. Den sælger aftenen. Vælg «Natklub» under Bordbooking › Indstillinger, så viser bookingsiden jeres kommende aftener og bordpakkerne til hver af dem i stedet for tider, serveringer og borde. Restaurantens opsætning bliver gemt, hvis I skifter tilbage. En bordpakke er en billettype til mere end én person på et arrangement, fx «Loge til 6» eller «Bord ved baren». Gæsten vælger aftenen og pakken på bookingsiden og betaler på arrangementets side. Alle ved bordet kommer ind på én billet, og et beløb til baren bliver udstedt som et gavekort. Faste aftener laver I som en serie, og pakkerne følger med til hver aften. Sælger en aften både billetter og borde, viser arrangementets side dem hver for sig under «Billetter» og «Bord», og siden åbner på billetterne. Jeres egen hjemmeside kan have en knap til hver: data-view="tickets" ved siden af data-event åbner billetterne, og data-view="tables" åbner bordene. Bordpakker til natklubber er gratis, og der er ingen månedlig plan. I betaler kun gebyret pr. solgt pakke, ligesom ved en billet: ét ekspeditionsgebyr pr. pakke og ikke pr. gæst. En restaurant på en betalt plan skifter først til Gratis og kan derefter vælge Natklub. Et bord på gæstelisten uden betaling udsteder I selv som billetter fra arrangementet. Bookingsiden sælger kun pakker, der koster noget. Ellers ville et gratis bord online være restaurantens bordbooking uden plan. Jeres egen hjemmeside kan hente aftenerne og pakkerne fra GET /v1/merchants/{slug}/table-nights: navn, pris, antal personer, beløb til baren, hvor mange der er tilbage, og om pakken kan bookes lige nu. Arrangementets egen side (GET /v1/merchants/{slug}/events/{event}) markerer de samme priser med tablePackage. Vælger gæsten bordet på kortet (picksTable), er det bordet, der bestemmer, hvor mange I er: tableSeats giver det mindste og det største bord, fx 4 og 10 personer, og tablesFree hvor mange borde der er ledige. Sæt «Book bord» ved hver aften med data-booking og data-event. I natklubtilstand er tableBookingNextDate den næste aften med en pakke tilbage, og `null`, når alt er solgt. Slår I bordbooking fra, forsvinder tableBooking fra forretningen, listen bliver tom, og pakkerne sælges ikke længere på arrangementets side. Billetterne sælger videre. ```html Book bord ``` ## Bordpakken: hvad der er med, hvor mange og hvor længe På billettypen skriver I, hvad pakken er med, én ting pr. linje, fx «1 × Grey Goose 70 cl». Listen står ved pakken, på billetten, i bekræftelsen og på døren, når bordet bliver scannet. Den koster ikke noget ekstra: prisen og beløbet til baren er det, gæsten betaler for. Vælger gæsten selv, hvor mange de er, kan I sætte et mindste antal, fx «Loge til 6–10». Et mindre selskab kan ikke købe logen. Under «Bordet holdes til» skriver I et klokkeslæt, fx 00:30. Det står på billetten, og på dørens liste står bordet som forsinket, hvis ingen er kommet til den tid. Det er døren, der bestemmer, hvem der får et forsinket bord. Kuvert frigiver det ikke af sig selv. ## Døren på en klubaften Under Arrangementer › Mere › Borde i aften står alle aftenens borde: navnet, pakken, hvor mange der er kommet, hvor længe bordet holdes, og hvad der er tilbage af beløbet til baren. Når et bord bliver scannet, kommer hele selskabet ind. Står der kun fire af seks, retter døren tallet, og de sidste to kommer ind på den samme billet senere. Har aftenen en aldersgrænse, står det ved hver pakke, at alle ved bordet skal være fyldt 18 og vise billed-ID ved døren. Kuvert kontrollerer ingen alder. Det gør døren, som ved al servering. ## Navngivne loger og borde Under Bordbooking › Borde tegner I klubbens loger og borde med navn og plads på planen, præcis som en restaurant. På en bordpakke vælger I, hvilke af dem pakken sælges fra, fx Loge 1–4. Hver booking får den første ledige, og bekræftelsen, billetten og døren siger hvilken. Er alle de valgte borde taget, sælger pakken videre uden et navngivet bord, indtil pakkens eget antal er nået. Sæt antallet til det samme som antallet af borde, hvis det skal passe. Under Borde i aften kan døren flytte et selskab til et andet ledigt bord i pakken. ## Prøv det af først Første gang I slår bordbooking til, starter den i prøvetilstand. Gæster kan ikke se den: bookingsiden, «Book bord» på jeres butiksside og felterne, som jeres egen hjemmeside henter fra Kuvert, er skjult. Bordpakker, I laver imens, bliver ikke vist på aftenen, heller ikke på en aften, der allerede sælger billetter. I, jeres team og Kuvert ser det hele, når I er logget ind. Åbn bookingsiden og aftenerne, som gæsten vil se dem, og prøvebook en pakke. En prøvebooking koster ikke noget: I får den rigtige billet, bekræftelsen og kortet til telefonen, og døren kan scanne den. Det hele er mærket PRØVE. Den tæller ikke med i salen, i rapporterne, i bogholderiet eller i udbetalingerne, og der bliver ikke sendt webhooks for den. Under Bordbooking › Indstillinger sletter I alle prøvebookinger med ét tryk. Når alt er, som det skal være, trykker I «Åbn bordbooking for gæster». Kuvert viser først, hvad der mangler, og hvad der bliver synligt. Vil I bygge om senere, sætter I den i prøvetilstand igen. Intet bliver slettet, og de pakker, der allerede sælger, bliver ved med at sælge. ## Sæt borde op på 10 minutter Under Bordbooking › Sæt borde op sætter I klubbens borde op i fem trin: tegn klubben, lav bordpakkerne, vælg aftenerne, sæt priserne, og prøv det af. Så længe bordbookingen er i prøvetilstand, kan ingen gæst se noget af det. 1. Tegn klubben. Start fra «Klub i en lang sal», «Lille bar» eller «Stor klub med VIP-område», og flyt og omdøb bordene. Dansegulv, bar, DJ, scene, indgang og trappe tegnes på planen, så gæsten kan se, hvad et bord står ved. De kan ikke bookes. 2. Lav bordpakkerne én gang: navn, hvad der er med, beløb til baren, hvor længe bordet holdes, og prisen på en almindelig aften. Kuvert foreslår tre at starte fra. 3. Vælg aftenerne. Sæt pakkerne på en serie, så følger de med til hver aften, serien åbner, eller på enkelte aftener. 4. Sæt priserne. En aften kan bruge pakkens pris, lægge en procent eller et beløb oveni eller have sin egen pris. Et tillæg til særaftener sætter I én gang, fx +25 %. En aften, I selv opretter, er sat til «Særaften» fra start; en aften fra en serie er en almindelig aften. Aftenens egen pris går forud for tillægget, og prisen er altid i hele kroner. 5. Prøv det af. Se aftenen, som gæsten ser den, prøvebook en pakke, og tryk «Åbn bordbooking for gæster». En pakke er den samme på alle borde. Gæsten vælger et bord på klubbens kort og en pakke til det, og bordet bestemmer, hvor mange der kommer ind: et bord til seks er seks gæster, uanset pakken. Prisen er pr. bord. Retter I en pakke, følger alle kommende aftener med, som ikke har solgt den endnu. En aften, der har solgt pakken, beholder den, som den var, så ingen gæsts bord ændrer sig bagefter. Tager I en pakke af salg, forsvinder den fra de aftener, der ikke har solgt den. En pakke, der aldrig har været på en aften, bliver slettet helt. Der bliver ikke holdt et bord, mens gæsten betaler. Den, der betaler først, får bordet. Har en anden betalt for det samme bord først, får gæsten et andet ledigt bord, der er mindst lige så stort. Er der ikke flere borde, er aftenen udsolgt, og pengene bliver betalt tilbage af sig selv. Jeres egen hjemmeside kan tegne det samme kort fra GET /v1/merchants/{slug}/events/{event}/plan: rummene, hvad der står i dem, og hvert bord med antal pladser, plads på planen og om det er ledigt eller solgt. Der står intet om, hvem der har købt et bord. Kortet findes kun for en aften med bordpakker, og ikke mens bordbookingen er i prøvetilstand.