Billetter

1. 01Gå til Arrangementer i dashboardet.
2. 02Sæt navn, dato og pris.
3. 03Sæt kapaciteten — hvor mange der er plads til.
4. 04Udgiv. Arrangementet vises på din side.

Kapaciteten er et loft, systemet holder — ikke en note, nogen skal huske. Når det sidste sæde er solgt, kan der ikke købes flere billetter.

To gæster kan nå at tage de sidste to pladser i samme øjeblik — vi tjekker pladserne, inden betalingen åbnes, men de to betalinger er allerede undervejs. Den, der kommer sidst, får hele beløbet retur med det samme, ekspeditionsgebyret med, og vi beholder heller ikke vores servicegebyr. Der bliver ikke oprettet billetter, og du skal ikke gøre noget. Gæsten får en mail, der siger præcis det: der var ikke flere pladser, da betalingen gik igennem, og pengene er sendt tilbage. Det samme står på gæstens kvitteringsside, hvis de går tilbage til den.

Udsteder du en billet med en modtager-email, sender vi den automatisk. Mailen indeholder et link til gæstens egen billetside med en QR-kode. Udsteder du uden email — til en aftale om at dele dem selv — står linket til hver billet i dashboardet, klar til at kopiere eller printe.

Er en adresse skrevet forkert, retter du den på gæstens egen række under Billetter og sender igen derfra. Knappen »Send manglende billetter« kan ikke hjælpe her: den sender kun det, der aldrig er sendt, og en billet, der ér sendt til en forkert adresse, står som afsendt. Samme knap på rækken sender billetten igen til den adresse, der allerede står, hvis gæsten blot har slettet mailen.

Vi følger op på, om mailen kom frem. Bliver den afvist — mailboksen findes ikke, eller modtageren afviser den — står det på billettens række og på arrangementets kort: »kom ikke frem«. Det er værd at kende, fordi gæsten selv sjældent opdager det: er bordet bestilt af én person til syv andre, ved de seks andre ikke, at der er sendt en billet. Ret adressen på rækken og send igen, så forsvinder markeringen.

I kan sende gæsterne en påmindelse, inden arrangementet løber af stablen. Under Indstillinger vælger I, hvor lang tid før — fra én dag til 7 dage — og så får hver gæst én mail med tid, sted og deres billet igen. Er der afhentning, står gæstens eget tidsrum i mailen i stedet for arrangementets starttidspunkt. Vi sender kun til pladser, der rent faktisk er kommet frem, og kun til arrangementer, der stadig holdes: er et arrangement aflyst, har gæsterne allerede fået den besked, og en påmindelse oven i den ville være den, de handlede på. Påmindelsen sendes én gang, og det står på gæstens række, når den er sendt.

Billetsiden viser altid billettens aktuelle tilstand. Er den brugt, annulleret eller arrangementet aflyst, står det på siden i stedet for QR-koden — så gæsten ved det, før de står forrest i køen.

Fra billetsiden kan gæsten gemme billetten i Apple Wallet eller Google Wallet med ét tryk. Billetten ligger derefter i telefonen med den samme QR-kode, så den kan vises frem uden at finde mailen igen — og uden at gæstens egen telefon behøver dækning. Indtjekningen sker stadig fra jeres skærm og kræver forbindelse hos jer.

Hver billet har sin egen kode, også når flere er købt i samme ordre. Gæsten viser koden, I tjekker den ind, og en allerede indtjekket billet kan ikke bruges igen.

Åbn Scan i dashboardet og hold kameraet mod gæstens QR-kode — billetten tjekkes ind med det samme. Samme skærm læser også gavekort, så personalet ikke skal vælge rigtigt skærmbillede først. Virker kameraet ikke, kan koden altid indtastes.

Aflys arrangementet under Arrangementer. Alle, der har en billet, får med det samme besked om, at det ikke bliver til noget, og billetterne holder op med at virke ved døren. Har gæsten gemt billetten i Wallet, opdaterer den sig selv.

Derefter åbner «Tilbagebetaling» sig på arrangementet, og der står, hvor mange ordrer der venter og hvor meget det er. Ét tryk sender pengene tilbage til dem alle — hele beløbet, ekspeditionsgebyret med, til det kort der betalte. Vi beholder heller ikke vores eget servicegebyr på et arrangement, der ikke blev til noget. Er der mange ordrer, tager det et par omgange, og skærmen tæller ned undervejs; det er altid sikkert at trykke igen, for en ordre, der er betalt tilbage, bliver ikke taget med en gang til. Hver gæst får selv besked, når pengene er på vej, så du ikke skal ringe rundt.

To slags ordrer bliver liggende, og de står begge på skærmen: ordrer, der aldrig nåede at blive betalt, og ordrer med en igangværende indsigelse. Ved en indsigelse holder banken pengene, mens den træffer sin afgørelse, og en tilbagebetaling oven i den ville give køberen beløbet to gange — den svarer I på i Stripe.

Ét arrangement kan sælges til flere priser på én gang — «Nytårsmenu» og «Nytårsmenu, vegetarisk», eller almindelig og VIP. Hver type har sit eget navn, sin egen pris og sin egen beskrivelse, og gæsten sætter et antal ud for hver. Det bliver til én ordre og én betaling.

Hver type kan have sit eget antal pladser — «de første 100 til 150,-, derefter 200,-» — og sit eget salgsvindue, så en type kan stå som kommer snart eller lukke før de andre. Arrangementets kapacitet er stadig døren: typerne deler pladserne, og flere typer kan ikke gøre huset større. Sælger I i releases, kan en type åbne, når en anden er udsolgt: vælg «Åbner når … er udsolgt» på prisen, så kommer 1. release først til salg, når early bird er væk — eller på sin egen dato, hvis den kommer først. Så står der aldrig to releases til salg på én gang.

Skal gæsten hente noget — en menu, en kurv — kan arrangementet have afhentningstidspunkter. Sted og tidsrum er ét valg: «København · 14.00–16.00». Har arrangementet tidspunkter, skal gæsten vælge et, før der kan betales, og valget står på billetten og i din oversigt.

Hvert tidspunkt kan have sit eget antal pladser, og de tæller på tværs af billettyperne — 40 kuverter i København er 40, uanset hvor mange af dem der er vegetariske. Arrangementets kapacitet er stadig det samlede loft, så flere tidspunkter kan ikke gøre huset større.

Er arrangementet udsolgt, kan gæsten skrive sig på ventelisten i stedet for bare at gå igen. Det kræver ikke noget af jer: feltet dukker af sig selv op på siden, når der ikke er en billet at købe, og forsvinder igen, når der er.

Bliver der pladser ledige — nogen får pengene tilbage, I hæver kapaciteten, eller I åbner en billettype mere — skriver vi til dem, der står øverst. Lige så mange, som der er pladser, i den rækkefølge de skrev sig op. Vi lægger ikke en billet til side til nogen, og det står i mailen: billetterne sælges efter først til mølle. Hver person hører fra os præcis én gang om det arrangement, de spurgte til.

Selve listen ligger på arrangementet under »Venteliste«, og antallet står på arrangementets kort. Det er tallet, der siger, om aftenen skal køres igen: en udsolgt fredag med fyrre navne bagved er ikke det samme som en udsolgt fredag med to.

En billettype kan give adgang for flere end én. «Loge til 6» er ét dokument, seks stole og én QR-kode ved døren. Tallet står på TYPEN og ikke på arrangementet, så den samme aften kan sælge enkeltbilletter, borde og loger ved siden af hinanden — og de to tal på typen betyder forskellige ting: antallet er, hvor mange loger der er, mens arrangementets kapacitet er, hvor mange mennesker der er plads til.

Skal gæsten selv sige, hvor mange de er, sætter du hakket ved siden af antallet og lader tallet være loftet. Så bliver bordet ét dokument med det antal, gæsten skrev — og det er dét antal, der forlader rummet. En kaffebar med 55 stole på 13 borde sætter 13 på typen og 55 på arrangementet.

Et afhentningstidspunkt kan også have et antal BORDE ved siden af sit antal pladser. De to er ikke det samme: 27 selskaber på to personer fylder 54 stole og dobbelt så mange borde, som der findes. Butikssiden viser det af de to tal, der løber tør først.

En billettype må koste 0 kr. Så er der ingen betaling undervejs: gæsten skriver sin mail, får bekræftelsen med det samme, og pladsen er væk fra siden. Der bliver heller ikke opkrævet ekspeditionsgebyr — ingen billet under 25,00 kr. har et — så «gratis» betyder gratis for gæsten og ikke kun billetprisen.

Gæsten kan melde afbud fra sin egen billetside, og pladsen går tilbage på siden i samme sekund — er der en venteliste, skriver vi til den ved næste gennemløb. På jeres side står bookingen som et afbud fra gæsten, hvilket er noget andet end en annullering: den sidste betyder, at I gav pengene tilbage.

En billettype kan have et beløb med — og en bonus oveni. Når bordet er betalt, udstedes beløbet som et helt almindeligt gavekort til den, der holder billetten: «betal 2.000, drik for 2.200». I trækker på det på jeres egen skærm som ethvert andet gavekort, og gæsten kan se saldoen tælle ned på sin egen billetside. Det er minimumsforbrug, uden at noget skal læse jeres kasse.

Beløbet står på billettypen som det, du vil give, og bonussen som en procent — gæsten får ét tal at se på siden. Det, der ikke bliver brugt, er stadig gæstens: kortet lever lige så længe som alle jeres andre gavekort. Selve beløbet kan ikke være større end prisen — en billet til en bestemt dato er undtaget fra fortrydelsesretten, og et beløb større end prisen ville gøre købet til et gavekort, som har 14 dages fortrydelsesret. Bonussen ovenpå må gerne føre det samlede beløb højere, og gør det i eksemplet ovenfor.

Holder I den samme aften hver uge, opretter du den én gang og trykker «Gentag hver uge» på arrangementets række. Aftenen bliver til en serie: den husker aftenens form — priser, tidspunkter, aldersgrænse, kapacitet — og åbner de kommende uger af sig selv.

De nye aftener kommer som kladder. Det er med vilje: en serie, der satte aftener til salg otte uger frem med priser, ingen havde set på, ville være præcis den slags overraskelse, den her ikke skal være. Du åbner kladden, retter lineup eller pris og trykker udgiv. Har I bare åbent hver fredag og lørdag, slår du «Sæt nye aftener til salg med det samme» til på serien, så kommer hver ny aften direkte til salg. Og holder I en særaften på en dag, serien ellers ville åbne, åbner serien ikke sin egen aften oveni — aflyser I særaftenen, kommer den almindelige aften tilbage af sig selv. Aftenen, I trykkede «Gentag hver uge» på, bliver seriens første aften. Har I siden rettet en af aftenerne til — lineup, plakat, priser — vælger I «Opdater serien fra denne aften», så åbner de næste aftener med det indhold; dem, der allerede er åbne, rører serien ikke.

Serierne står øverst på Arrangementer. Der vælger du, hvilke ugedage aftenen falder på, hvor mange uger frem diaryen skal stå åben, og hvilke dage I holder lukket — juleaften, ferien. En lukket dag bliver sprunget over. Sætter du serien på pause, holder den op med at åbne nye aftener; de aftener, der allerede findes, bliver stående, for de er nogens fredag.

Sælger I borde og loger til jeres aftener, kan bookingsiden vise dem samlet. Vælg «Natklub» under Bordbooking › Indstillinger, så viser bookingsiden jeres kommende aftener med bordpakkerne i stedet for tider — og det koster ikke en plan. Se Bordbooking › Til natklubber.

Har I en hjemmeside, kan den bygge sine egne arrangementssider ud fra Kuvert. Det kræver ingen API-nøgle, for det er de samme oplysninger, butikken selv viser. I opretter aftenen i Kuvert, og siden henter resten: plakat, tekst, tider, priser, line-up og en knap til billetterne.