Kantine

Din butik är den som driver skolcaféerna, och varje skolcafé är en skola. En butik kan ha flera skolor, och pengarna från alla hamnar på samma Stripe-konto. Ett skolcafékort hör till en skola och kan bara användas i din butiks skolcaféer.

Ett skolcafékort är inte ett presentkort. Det har inget utgångsdatum, det kan stå på 0 Dkr och fyllas på igen, och saldot kan alltid betalas tillbaka. Varje insättning, varje köp och varje återbetalning står i kortets historik.

Under Kantine → Skoler skapar du en skola för varje skolcafé. Det är här du bestämmer hur den skolan fungerar:

• «Adresse på kantinesiden» (adress på skolcaféets sida) är den del av länken som föräldrarna får, t.ex. sohoj. Skolcaféets sida ligger på shop.kuvert.dk/din-butik/kantine/sohoj, och shop.kuvert.dk/din-butik/kantine visar alla dina skolor.
• «Mindst», «Højst» och «Hurtigvalg» (minst, högst och snabbval) är de belopp man kan sätta in. En ny skola börjar på 50,00 Dkr till 2 000,00 Dkr med snabbvalen 100, 200, 300 och 500,00 Dkr.
• «Elevsalg er momsfrit (skolens egen kantine)» slår du på när elevförsäljningen på den skolan är undantagen från moms. Försäljning till personalen får 25 % moms oavsett.
• «Skolens maildomæner» och «Personalekode» är personalens dörr. Se nedan.
• «Forældre kan bestille frokost på forhånd» slår på förbeställning. En ny skola tar emot beställningar 7 dagar framåt med sista tid 09:00 samma dag, och du väljer själv veckodagarna och skolans stängda dagar.

Under skolan kan du skriva ut en affisch till entrén med länken till skolcaféets sida.

Under Kantine → Menu lägger du in varorna med namn, kategori och pris. En vara kan dessutom ha:

• ett «Personalepris» (personalpris), som kassan använder av sig själv när kortet är ett personalkort.
• «Kun for personalet» (endast personal), så att den bara kan ses och köpas med ett personalkort.
• «Momsfri vare» (momsfri vara), t.ex. pant, som aldrig får moms.
• «Kan forudbestilles» (kan förbeställas), eventuellt bara vissa veckodagar.
• en skola, om den bara säljs där. Utan skola säljs den på alla.

Kategorin spelar roll: det är den som föräldrarna kan spärra, t.ex. «Slik» (godis). En vara kan markeras som slutsåld med ett tryck, även från kassan.

Det finns två sätt, och de kan användas sida vid sida:

• Föräldrarna skapar själva kortet på skolcaféets sida med barnets namn och klass. Den som skapar det blir kortets förälder och får en länk till sin egen sida.
• Du klistrar in klasslistan under Kantine → Kantinekort → «Importér klasseliste», en rad per barn med namn, klass och eventuellt en förälders e-post. Det fungerar med en lista kopierad från Excel, en CSV-fil med semikolon eller en lista skriven med kommatecken. Klistrar du in samma lista två gånger skapas inga nya kort.

«Udskriv kort» (skriv ut kort) ger ett ark med kort i ett betalkorts storlek med namn, klass, skola och QR-kod, klara att klippa ut och skicka hem i skolväskan. En förälder kopplar sig till ett utskrivet kort genom att skriva kortets kod och sin e-post på skolcaféets sida. När ett kort har en förälder kan bara den föräldern lägga till nästa.

Föräldrar har inget lösenord. De får en länk via e-post, och «Hitta dina kort» på skolcaféets sida skickar en ny om den har försvunnit. Sidan visar alla kort som e-postadressen är förälder till hos din butik, så att syskon samlas på ett ställe. Ett kort kan ha 2 föräldrar. Från sidan kan de:

• sätta in pengar och se kortets historik.
• sätta en gräns per dag och per vecka, och spärra kategorier.
• få ett mejl när saldot går under ett belopp de själva väljer.
• beställa lunch och avbeställa den igen före sista tiden.
• spärra kortet om det har försvunnit, och göra ett nytt. Saldot, gränserna, föräldrarna och förbeställningarna flyttas med, och det gamla kortet fungerar inte längre.
• få saldot tillbakabetalt. Se «Pengarna» nedan.

Alla som har kortets kod kan sätta in pengar från kortets sida med MobilePay eller kort, även mor- och farföräldrar. Sidan visar bara barnets förnamn och skolan. Pengarna finns på kortet så snart betalningen har gått igenom, och föräldrarna får ett mejl när någon annan än de själva har satt in pengar.

Tar skolcaféet emot pengar vid disken, t.ex. kontant, sätter du in dem på kortet under Kantine → Kantinekort. Det går inte genom Stripe och kostar inga avgifter.

1. 01Öppna Kantine → Kassen och välj skolan. Kassan kan användas av en medarbetare med rollen Personale.
2. 02Tryck på varorna, eller slå in ett belopp under «Andet beløb» (annat belopp).
3. 03Skanna barnets kort. Kassan visar namn, klass, saldo, vad som återstår av dagens gräns och vad som är förbeställt i dag.
4. 04Tryck «Betal» (betala). Hämtar barnet en förbeställning trycker du «Udlever» (lämna ut) vid den.

Kassan säger nej om det finns för lite på kortet, om dagens eller veckans gräns är nådd, om föräldrarna har spärrat en kategori i varukorgen eller om kortet är spärrat, och den säger varför. Råkade du dra fel ångrar du köpet, och pengarna finns på kortet igen.

Personalen låser upp sina priser och varor på skolcaféets sida på ett av två sätt, och en skola kan ha båda:

• Skolans e-postdomäner. En lärare skriver sin jobbmejl och får en länk som fungerar i 30 minuter. Bara en adress på någon av domänerna får den.
• En personalkod som du ger personalen. Den är till för skolor där personalen inte har en gemensam jobbmejl, och du kan byta den när du vill.

En lärare som har kommit in är personal på den enheten i ett halvår. De ser personalpriserna och varorna «Kun for personalet», kan skapa sitt eget skolcafékort som kassan känner igen som personal, och kan köpa de produkter i din vanliga butik som du har gjort till personalens, t.ex. ett klippkort för kaffe. Utan åtkomst kan de produkterna varken ses eller köpas.

En förbeställning betalas från kortet direkt, och en avbeställning före sista tiden sätter tillbaka pengarna. Efter sista tiden kan den inte ändras. Under Kantine → Forudbestillinger ser köket varje dag per skola: antal per vara och en packlista per barn med namn och klass, som kan skrivas ut. Hämtas en beställning inte är den ändå betald, eftersom maten är lagad. Du kan återbetala den manuellt.

En insättning är en vanlig betalning på ditt eget Stripe-konto, precis som ett presentkort. Kuvert håller aldrig pengarna, och saldot kan bara användas i din butiks skolcaféer.

Under Inställningar → Gebyrer → «Indbetalinger på kantinekort» väljer du själv vem som betalar var och en av de två avgifterna. Det gäller bara insättningar och ändrar inte vad du har valt för presentkort och biljetter.

Trycker en förälder «Få tillbaka pengarna» betalas det som finns på kortet tillbaka utan avgift. Kuvert återbetalar kortets insättningar, den senaste först, till den betalning de kom från. Har pengar satts in vid disken visas den delen på kortet under Kantine → Kantinekort som ett belopp som skolcaféet är skyldigt föräldern. När du har betalat det bekräftar du det där. Säger banken nej till en återbetalning kommer beloppet tillbaka på kortet. Föräldern kan samtidigt stänga kortet.

Återbetalar du en insättning från Ordrer dras beloppet från kortet så långt saldot räcker. Det som redan är uppätet dras aldrig tillbaka. Det finns ingen ångerrätt på en insättning. Vägen tillbaka är «Få tillbaka pengarna», och den är gratis.

Kantine → Rapport visar försäljningen under en period: försäljning, varav till personalen, momsen i försäljningen, vad som har satts in på korten och vad som har betalats tillbaka, försäljning per dag och per vara. «Hent CSV til revisor» (hämta CSV till revisorn) ger varje post i perioden med momsen på varje rad. Varje köp sparar om det var till en elev eller till personalen, och vilken moms det fick.

Kuvert sparar barnets namn och, om ni skriver in den, klassen. Det finns inga bilder, och barn har ingen inloggning: det är föräldrarna som skapar och styr kortet. När ett kort har stängts raderas namnet 13 månader senare, medan posterna finns kvar för bokföringen.

• Skolcaféer på Kuvert
• Roller: vem får göra vad
• Klippkort